క్లినిక్‌లు, ఆసుపత్రుల కోసం నిరంతర ఆడిట్: CA అడగకముందే సిద్ధంగా ఉండే లెక్కలు

చాలా క్లినిక్‌లు తమ లెక్కల పుస్తకాలను ఏడాదికి రెండుసార్లు మాత్రమే చూస్తాయి: GST లేదా TDS కట్టాల్సిన సమయంలో ఏదో లెక్క సరిపోనప్పుడు, ఆడిట్ మొదలుపెట్టడానికి చార్టర్డ్ అకౌంటెంట్ (CA) ఒక సంవత్సరం బిల్లులు, బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్లు, కొనుగోలు ఇన్‌వాయిస్‌లు అడిగినప్పుడు. రెండుసార్లూ ఎవరో ఒకరు కాగితాల ఫైలుతో రాత్రి పొద్దుపోయే దాకా కూర్చుంటారు, రెండుసార్లూ ప్రశ్నలు నెలల క్రితం జరిగిన విషయాల గురించే ఉంటాయి.

నిరంతర ఆడిట్ (continuous audit) దీనికి పూర్తి వ్యతిరేకమైన అలవాటు. ఆడిటర్ సంవత్సరాంతంలో చేసే తనిఖీలు, ప్రతి లావాదేవీ నమోదవుతున్నప్పుడే, ప్రతిరోజూ దానిపై జరుగుతాయి. లేని కొనుగోలు ఇన్‌వాయిస్, కారణం లేకుండా రద్దు చేసిన బిల్లు, TDS మినహాయించకుండా విజిటింగ్ డాక్టర్‌కు చేసిన చెల్లింపు, ఇవి జరిగిన రోజే బయటపడతాయి; అది చేసిన వ్యక్తికి ఎందుకు చేశారో అప్పటికి ఇంకా గుర్తుంటుంది. సంవత్సరాంతానికల్లా లెక్కలు ఇప్పటికే తాజాగా ఉంటాయి, ఆడిట్ కేవలం వ్యత్యాసాల (exceptions) చిన్న జాబితా సమీక్షగా మిగులుతుంది.

ఈ వ్యాసం క్లినిక్, ఆసుపత్రి యజమానులు, నిర్వాహకులు, వారి లెక్కలు చూసేవారి కోసం. నిరంతర ఆడిట్ ఆచరణలో ఏమిటి, భారతదేశంలో ఒక క్లినిక్‌కు ఏ తనిఖీలు అన్నిటికన్నా ముఖ్యం, ఎలా మొదలుపెట్టాలి అనేవి ఇది వివరిస్తుంది.

సంవత్సరాంతపు హడావుడి ఎందుకు మళ్లీ మళ్లీ జరుగుతుంది

ఒక క్లినిక్ డబ్బు ఐదు చోట్ల గుండా కదులుతుంది, చాలా క్లినిక్‌లలో వీటిలో ఒక్కొక్కటి వేర్వేరు చోట నమోదవుతుంది:

1. ఫ్రంట్ డెస్క్ దగ్గర బిల్లులు, రసీదులు: కన్సల్టేషన్ ఫీజులు, ప్రొసీజర్లు, ఇన్-పేషెంట్ బిల్లులు, అడ్వాన్సులు.
2. ఫార్మసీ, ఆప్టికల్ అమ్మకాలు, తరచూ తనదైన డే-ఎండ్ ఉండే వేరే సాఫ్ట్‌వేర్‌లో.
3. కొనుగోళ్లు: మందులు, కన్స్యూమబుల్స్, ఇంప్లాంట్లు, లెన్సులు; సప్లయర్ ఇన్‌వాయిస్‌పై అందుకున్నవి.
4. పేరోల్: జీతాలు, కన్సల్టెంట్ ఫీజులు, PF, ESI, వృత్తి పన్ను.
5. ఖర్చులు, బ్యాంకు: అద్దె, యుటిలిటీ బిల్లులు, చిల్లర ఖర్చుల నగదు (petty cash), UPI, కార్డు సెటిల్‌మెంట్లు.

వీటిలో ప్రతిదీ దాని సొంత రిజిస్టర్‌లోనో స్ప్రెడ్‌షీట్‌లోనో ఉన్నప్పుడు, లెక్కలను తర్వాత వీటి నుంచి కూర్చుతారు; సాధారణంగా అకౌంటెంట్, సాధారణంగా గడువు ఒత్తిడిలో. ఈ ఐదింటి మధ్య ఉన్న ప్రతి తేడా అప్పుడే బయటపడుతుంది: బిల్లు లేని బ్యాంక్ జమ, సరుకు అందని సప్లయర్ ఇన్‌వాయిస్, ఎంట్రీ లేకుండా నగదుగా ఇచ్చిన జీతం. నెలల తర్వాత వీటిని కనుక్కోవడమే ఆ హడావుడికి కారణం.

క్లినిక్‌కు నిరంతర ఆడిట్ అంటే ఏమిటి

మూడు విషయాలు, కలిపి:

• పని తర్వాత కాదు, పనే లెక్కలను రాస్తుంది. ఫ్రంట్ డెస్క్ దగ్గర వేసిన బిల్లు, ఫార్మసీలో అమ్మకం, గూడ్స్ రిసీవ్డ్ నోట్ (సరుకు అందిన పత్రం), జీతాల చెల్లింపు, ఒక ఖర్చు, ఇవి ఒక్కొక్కటీ సేవ్ అయిన క్షణమే తమ సొంత డబుల్-ఎంట్రీని (ద్వంద్వ పద్దు) పోస్ట్ చేస్తాయి. నెలాఖరులో ఒక రోజు వసూళ్లను ఎవరూ మళ్లీ Tallyలో టైప్ చేయరు.
• ప్రతి ఎంట్రీపై, ప్రతిరోజూ తనిఖీలు జరుగుతాయి. కొనుగోలు ఇన్‌వాయిస్ జత చేశారా? రద్దుకు ఆమోదం ఉందా? ఈ రోజు డ్రాయర్‌లోని నగదు ఆ రోజు నగదు బిల్లులతో సరిపోతుందా? గత నెల తేదీకి చెందిన ఈ ఎంట్రీని ఈ రోజు చేశారా? ప్రతి తనిఖీ ఒక వ్యత్యాసాల జాబితాను ఇస్తుంది, ఎవరూ చదవని నివేదికను కాదు.
• ఏదీ నిశ్శబ్దంగా తిరగరాయబడదు. సవరణ అంటే కొత్త ఎంట్రీ లేదా ఆమోదం పొందిన మార్పు, ఎప్పుడూ పాతదాన్ని చెరిపి దానిపై రాయడం కాదు. ఎవరు ఏం ఎప్పుడు మార్చారో మార్పుల లాగ్ (edit log) నమోదు చేస్తుంది, దాన్ని ఆపివేయలేరు.

అప్పుడు ఆడిటర్ పని, సేకరించడం, నమూనాలు తీయడం నుంచి వ్యత్యాసాలను సమీక్షించడానికి మారుతుంది. ఇది మీకు తక్కువ ఖర్చు, వారికీ మంచిది.

దీన్ని మంచి అలవాటుకు మించినదిగా చేసే నాలుగు నియమాలు

• ఇన్‌పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్ మీ సప్లయర్ ఫైలింగ్‌పై ఆధారపడుతుంది. GST చట్టం ప్రకారం, సప్లయర్ ఆ ఇన్‌వాయిస్‌ను నివేదించి, అది మీ GSTR-2Bలో కనిపిస్తేనే ఒక కొనుగోలుపై క్రెడిట్ క్లెయిమ్ చేయగలరు. ప్రతి నెలా తన కొనుగోళ్లను GSTR-2Bతో సరిపోల్చే ఫార్మసీ లేదా ఆప్టికల్ షాపు, సప్లయర్ ఇంకా సరిచేయగలిగే సమయంలోనే తప్పిపోయిన ఇన్‌వాయిస్‌లను కనుక్కుంటుంది. సంవత్సరాంతంలో కనుక్కుంటే, ఆ క్రెడిట్ తరచూ పోతుంది. మా GSTR-2B సరిపోల్చే గైడ్ దీన్ని వివరంగా చెబుతుంది.
• కంపెనీలు ఆడిట్ ట్రైల్ ఉంచాలి. 2023 ఏప్రిల్ 1 నుంచి, Companies (Accounts) Rulesలోని Rule 3(1) ప్రకారం, తమ లెక్కలను ఎలక్ట్రానిక్‌గా ఉంచే ప్రతి కంపెనీ, ప్రతి మార్పును తేదీతో సహా మార్పుల లాగ్‌లో నమోదు చేసే, నిలిపివేయలేని సాఫ్ట్‌వేర్‌ను వాడాలి. అది ఉంచారా లేదా అనే దానిపై కంపెనీ ఆడిటర్ నివేదించాలి. ప్రైవేట్ లిమిటెడ్ కంపెనీగా నడిచే క్లినిక్ లేదా ఆసుపత్రి దీని పరిధిలోకి వస్తుంది.
• TDS సంవత్సరాంతంలో కాదు, ప్రతి నెలా చెల్లించాలి. విజిటింగ్ కన్సల్టెంట్లకు ఫీజులు, కాంట్రాక్టర్లకు చెల్లింపులు, పరిమితులు దాటిన అద్దెపై TDS వర్తిస్తుంది; దాన్ని తర్వాతి నెల 7వ తేదీలోగా (మార్చికి ఏప్రిల్ 30లోగా) జమ చేయాలి, ప్రతి త్రైమాసికం ఒక స్టేట్‌మెంట్ దాఖలు చేయాలి. 2026 ఏప్రిల్ 1 నుంచి అమల్లో ఉన్న Income-tax Act, 2025 కింద, ఈ మినహాయింపులన్నీ సెక్షన్ 393లో ఒకే పట్టికలో ఉన్నాయి, త్రైమాసిక స్టేట్‌మెంట్లకు కొత్త ఫారం నంబర్లు ఉన్నాయి, కానీ లయ అదే. ఆడిట్ వరకు తప్పిపోయిన మినహాయింపుకు, ఆలస్యమైన ప్రతి నెలకూ వడ్డీ పడుతుంది.
• ఆలస్యమైన రిటర్న్‌లను సరిచేయడం మరింత కష్టమవుతుంది. ఆలస్యమైన GSTR-3Bకి ప్రతి రోజుకూ లేట్ ఫీజు, పన్నుపై ఏడాదికి 18% వడ్డీ పడతాయి. జూలై 2025 పన్ను కాలం నుంచి, గడువు తేదీ తర్వాత మూడు సంవత్సరాలకు మించి దాఖలు చేసిన రిటర్న్‌ను GST పోర్టల్ స్వీకరించదు, GSTR-3Bలో ఆటోమేటిక్‌గా నింపిన పన్ను బాధ్యతను (liability) ఇకపై అక్కడ మార్చలేరు. ఎప్పటికీ ముగించని నెల, నష్టం కలిగిస్తూనే ఉంటుంది.

2026-27 కోసం నిబంధనల పాటింపు క్యాలెండర్ పదే పదే వచ్చే ప్రతి గడువు తేదీని ఒకే చోట జాబితాగా ఇస్తుంది.

అత్యంత ముఖ్యమైన తనిఖీలు

ప్రతి తనిఖీ ప్రతిరోజూ జరగాల్సిన అవసరం లేదు. ఒక క్లినిక్‌కు లేదా చిన్న ఆసుపత్రికి మేం సూచించే లయ ఇది.

ప్రతిరోజూ, ప్రతి కౌంటర్ దగ్గర

• డ్రాయర్‌లోని నగదును లెక్కించి, సిస్టమ్ ఆశించే నగదు బిల్లులు, రీఫండ్‌లతో సరిపోల్చి, కౌంటర్ మూసే వ్యక్తి సంతకంతో ధృవీకరించడం.
• ప్రతి రద్దు, రీఫండ్, క్లినిక్ పరిమితికి మించిన డిస్కౌంట్, చెల్లింపు అయిన బిల్లులో మార్పు, అడిగిన వ్యక్తి కాకుండా వేరొకరి ఆమోదంతో, కారణంతో సహా.
• ఈ రోజు చేసిన, అంతకుముందు తేదీకి చెందిన ప్రతి ఎంట్రీని సమీక్ష కోసం జాబితాలో చేర్చడం. ఆలస్యపు ఎంట్రీ తరచూ న్యాయమైనదే (కరెంటు పోవడం, కాగితం మీద పని జరిగిన రోజు), కానీ అది ఎప్పుడూ కనిపించకుండా ఉండకూడదు.

ప్రతి వారం

• బిల్లు లేని విజిట్‌లు, విజిట్ లేని బిల్లులు.
• సప్లయర్ ఇన్‌వాయిస్ జత చేయకుండా అందుకున్న సరుకు.
• రాబోయే రెండు వారాల్లో చెల్లించాల్సిన సప్లయర్ బిల్లులు.

ప్రతి నెలా, ఫైల్ చేసే ముందు

• బ్యాంక్, పేమెంట్ గేట్‌వే స్టేట్‌మెంట్లను లెక్కలతో సరిపోల్చడం, ఫీజులు మినహాయించుకుని వచ్చే UPI, కార్డు సెటిల్‌మెంట్లతో సహా.
• కొనుగోళ్లను GSTR-2Bతో సరిపోల్చడం, తప్పిపోయిన లేదా సరిపోలని ప్రతి ఇన్‌వాయిస్ గురించి సప్లయర్‌తో ఫాలో-అప్ చేయడం.
• చట్టబద్ధ బకాయిలను లెక్కల్లో చేర్చి జమ చేయడం: TDS, PF, ESI, GST, ఒక్కొక్కటీ దాని చలాన్‌తో సరిపోల్చి.
• ఫైల్ చేసిన వెంటనే ఆ నెలను లాక్ చేయడం, దాంతో రిటర్న్ వెనుక ఏదీ మారదు.

ప్రతి త్రైమాసికం, ప్రతి సంవత్సరం

• TDS స్టేట్‌మెంట్లు దాఖలు చేసి, జమలతో సరిపోల్చడం; ముందస్తు పన్ను (advance tax) చెల్లించడం.
• లెక్కలు ఆడిటర్‌కు వెళ్లే ముందు స్థిర ఆస్తులు, తరుగుదల (depreciation), ముగింపు నిల్వ (closing stock), ఒక సంవత్సరాంతపు చెక్‌లిస్ట్.

మీ చార్టర్డ్ అకౌంటెంట్‌కు ఏం మారుతుంది

ఎప్పటికప్పుడు తాజాగా ఉండే లెక్కలతో పనిచేసే CA ఫైళ్లు అడగడం మానేస్తారు. మీ అనుమతితో, మీరు అనుమతించే కాలానికి, పరిధికి, వారు ఆవర్జా (ledger), సరిపోల్చిన వివరాలు, వ్యత్యాసాల జాబితాలను నేరుగా చదవగలరు. వివేచన అవసరమైన విషయాలపై వారు తమ సమయాన్ని వెచ్చిస్తారు: వర్గీకరణ, కేటాయింపులు (provisions), తరుగుదల, పన్ను వైఖరులు. వారికి అనుమతి ఇచ్చేటప్పుడు రెండు విషయాలు ముఖ్యం:

• చూడటానికి మాత్రమే, పరిమిత కాలానికి, వెనక్కి తీసుకోగలిగేలా. మీ CA లెక్కలను చూడాలి, రోగుల రికార్డులను కాదు; ఒప్పందం (engagement) ముగిసినప్పుడు అనుమతి కూడా ముగియాలి.
• రెండు వైపులా చదవగలిగే లాగ్. ఆ సంస్థ లెక్కలను తెరిచిన ప్రతిసారీ అది నమోదు కావాలి, దాన్ని మీరు చూడగలగాలి.

క్లినిక్‌లలో సాధారణంగా డబ్బు ఎక్కడ కారిపోతుంది

మేం కలిసి పనిచేసే క్లినిక్‌లు, ఫార్మసీలు, ఆప్టికల్ షాపుల్లో, అవే లోపాలు మళ్లీ మళ్లీ కనిపిస్తాయి:

• కౌంటర్ దగ్గర కారణం లేకుండా రద్దు చేసిన బిల్లులు, లేదా చెల్లింపు తర్వాత మార్చిన బిల్లులు; దాంతో ఆ రోజు నగదు ఎప్పుడూ సరిపోదు.
• ఫైల్‌లో ఇన్‌వాయిస్ లేని ఫార్మసీ కొనుగోళ్లు; దాంతో GST క్రెడిట్ ఆధారం లేకుండా క్లెయిమ్ అవుతుంది, లేదా అసలు క్లెయిమ్ కాదు.
• TDS లేని కన్సల్టెంట్ చెల్లింపులు, ఎందుకంటే ఆ చెల్లింపు లెక్కల ద్వారా కాకుండా డ్రాయర్ నుంచి జరిగింది.
• ఒకే మొత్తంగా నమోదు చేసిన గేట్‌వే సెటిల్‌మెంట్లు; దాంతో బ్యాంకు ఆ రోజు బిల్లులతో ఎప్పుడూ సరిపోలదు.
• ఏ గుర్తూ లేకుండా తర్వాత నమోదు చేసిన కాగితపు రోజులు; దాంతో ఏ ఎంట్రీలు జరిగిన తర్వాత చేశారో ఎవరూ చెప్పలేరు.

వీటిలో ప్రతిదాన్నీ అదే రోజు పట్టుకోవడం చౌక, మార్చిలో విప్పి సరిచేయడం ఖరీదు.

90 రోజుల్లో ఎలా మొదలుపెట్టాలి

1. మొదటి నెల: ఒకే పుస్తకం. బిల్లులు, ఫార్మసీ అమ్మకాలు, కొనుగోళ్లు, ఖర్చులను, నమోదు చేస్తూనే పోస్ట్ చేసే ఒకే సిస్టమ్‌లోకి తీసుకురండి. ప్రతి కౌంటర్‌ను ప్రతిరోజూ ముగించండి.
2. రెండో నెల: నెలవారీ ముగింపు. బ్యాంకును, గేట్‌వేను సరిపోల్చండి, కొనుగోళ్లను GSTR-2Bతో సరిపోల్చండి, చట్టబద్ధ బకాయిలను లెక్కల ప్రకారం జమ చేయండి, ఫైల్ చేసిన తర్వాత ఆ నెలను లాక్ చేయండి.
3. మూడో నెల: మీ CAకి ఒక సీటు ఇవ్వండి. లెక్కలకు చూడటానికి మాత్రమే అనుమతి ఇవ్వండి, ప్రతి నెలా వారు ఏ వ్యత్యాసాలను సమీక్షిస్తారో అంగీకరించండి.

ఇందులో 92health ఎక్కడ సరిపోతుంది

92health ఒక క్లినిక్, ఆసుపత్రి, ఫార్మసీ లేదా ఆప్టికల్ షాపు యొక్క క్లినికల్ వైపును, డబ్బు వైపును ఒకే సిస్టమ్‌లో నడుపుతుంది; దాంతో ఆ రోజు పనే లెక్కలను రాస్తుంది:

• OP, ఇన్-పేషెంట్ బిల్లులు, రసీదులు, ఫార్మసీ, ఆప్టికల్ అమ్మకాలు, అందుకున్న సరుకు, ఖర్చులు, పేరోల్, ఇవి ఒక్కొక్కటీ తమ సొంత డబుల్-ఎంట్రీని పోస్ట్ చేస్తాయి, GSTని దాని భాగాలుగా విభజించి;
• ప్రతి క్యాష్ కౌంటర్, లెక్కించిన నగదును ఆశించిన దానితో సరిపోల్చి రోజును ముగిస్తుంది; ముగిసిన రోజులో తర్వాత ఏదైనా మారితే అది కనిపిస్తుంది;
• రద్దులు, మార్పులు, డిస్కౌంట్లు, స్టాక్ రైట్-ఆఫ్‌లు ఆమోదం ద్వారా వెళ్తాయి; ఆటోమేటిక్‌గా ఆమోదం పొందినవాటితో సహా ప్రతి నిర్ణయం ఒకే లాగ్‌లో ఉంటుంది;
• జరిగిన తర్వాత చేసిన ఎంట్రీలు, వాటిని ఎవరు ఎప్పుడు చేశారనే వివరాలతో నమోదవుతాయి;
• బ్యాంక్, పేమెంట్ గేట్‌వే సరిపోల్చడం, GSTR-2B సరిపోల్చడం, చలాన్లతో చట్టబద్ధ బకాయిలు, కాలపు లాక్‌లు (period locks), తరుగుదల, ఒక సంవత్సరాంతపు చెక్‌లిస్ట్;
• అప్లికేషనే ఆపివేయలేని, ఆవర్జాపై ఉండే మార్పుల లాగ్;
• మీ CA సంస్థకు చూడటానికి మాత్రమే అనుమతి, దాని పరిధిని, కాలపరిమితిని మీరే నిర్ణయిస్తారు, ప్రతి యాక్సెస్ రెండు వైపులా నమోదవుతుంది; Tally, GSTR-1, GSTR-3B కోసం ఎక్స్‌పోర్ట్‌లు కూడా.

మీ సొంత నెల ఈ విధంగా నడవడం చూడాలనుకుంటే, డెమో బుక్ చేసుకోండి.

ఆధారాలు

• Companies (Accounts) Rules, 2014, Rule 3(1) proviso (2023 ఏప్రిల్ 1 నుంచి మొదలయ్యే ఆర్థిక సంవత్సరాలకు ఆడిట్ ట్రైల్), Companies Act, 2013, సెక్షన్ 128(5), కార్పొరేట్ వ్యవహారాల మంత్రిత్వ శాఖ (Ministry of Corporate Affairs).
• Companies (Audit and Auditors) Rules, 2014, Rule 11(g), కార్పొరేట్ వ్యవహారాల మంత్రిత్వ శాఖ; ఆడిట్ ట్రైల్ అవసరాలపై ICAI మార్గదర్శకాలు.
• Income-tax Act, 2025, సెక్షన్లు 63 (ట్యాక్స్ ఆడిట్), 393 (మూలం వద్ద పన్ను మినహాయింపు), CBDT పరివర్తన FAQలు, ఆదాయపు పన్ను శాఖ (Income Tax Department).
• Central Goods and Services Tax Act, 2017, సెక్షన్లు 16(2)(aa), 39, 50; రిటర్న్‌లు దాఖలు చేయడానికి మూడేళ్ల పరిమితిపై GSTN అడ్వైజరీ.