क्लिनिक और अस्पतालों के लिए निरंतर ऑडिट: CA के मांगने से पहले ही तैयार बही-खाते

ज़्यादातर क्लिनिक साल में दो बार अपने बही-खातों से रूबरू होते हैं: जब GST या TDS भरना होता है और कोई हिसाब मेल नहीं खाता, और जब चार्टर्ड अकाउंटेंट (CA) ऑडिट शुरू करने के लिए पूरे साल के बिल, बैंक स्टेटमेंट और ख़रीद के इनवॉइस मांगते हैं। दोनों बार कोई काग़ज़ों की फ़ाइल लेकर देर रात तक बैठता है, और दोनों बार सवाल ऐसी बातों के बारे में होते हैं जो महीनों पहले हुई थीं।

निरंतर ऑडिट (continuous audit) इसकी उलटी आदत है। जो जांचें कोई ऑडिटर साल के आख़िर में करता, वे हर दिन, हर लेन-देन पर, उसके दर्ज होते ही चलती हैं। ख़रीद का गायब इनवॉइस, बिना वजह रद्द किया गया बिल, या किसी विज़िटिंग डॉक्टर को बिना TDS काटे किया गया भुगतान उसी दिन सामने आ जाता है जिस दिन वह होता है, जब यह करने वाले को अभी याद होता है कि ऐसा क्यों किया। साल के आख़िर तक खाते पहले से अद्यतन होते हैं, और ऑडिट बस अपवादों (exceptions) की एक छोटी सूची की समीक्षा रह जाता है।

यह लेख क्लिनिक और अस्पताल के मालिकों, प्रशासकों और उनके खाते रखने वालों के लिए है। इसमें बताया गया है कि व्यवहार में निरंतर ऑडिट का क्या मतलब है, भारत में किसी क्लिनिक के लिए कौन सी जांचें सबसे ज़्यादा मायने रखती हैं, और शुरुआत कैसे करें।

साल के आख़िर की भागदौड़ बार-बार क्यों होती है

क्लिनिक का पैसा पांच जगहों से होकर गुज़रता है, और ज़्यादातर क्लिनिकों में इनमें से हर एक अलग जगह दर्ज होता है:

1. फ़्रंट डेस्क पर बिल और रसीदें: कंसल्टेशन फ़ीस, प्रोसीजर, भर्ती मरीज़ों (in-patient) के बिल, एडवांस।
2. फ़ार्मेसी और ऑप्टिकल की बिक्री, अक्सर अलग सॉफ़्टवेयर में, जिसका अपना डे-एंड होता है।
3. ख़रीद: दवाइयां, कंज़्यूमेबल, इम्प्लांट और लेंस, जो सप्लायर के इनवॉइस पर मिलते हैं।
4. पेरोल: वेतन, कंसल्टेंट फ़ीस, PF, ESI और प्रोफ़ेशनल टैक्स (व्यवसाय कर)।
5. ख़र्च और बैंक: किराया, यूटिलिटी के बिल, फुटकर नकदी (petty cash), UPI और कार्ड सेटलमेंट।

जब इनमें से हर एक का अपना रजिस्टर या स्प्रेडशीट होता है, तो खाते बाद में इन्हीं से जोड़कर बनाए जाते हैं, आम तौर पर अकाउंटेंट द्वारा, आम तौर पर किसी डेडलाइन के दबाव में। पांचों के बीच का हर बेमेल उसी समय पकड़ में आता है: बैंक में आई ऐसी रक़म जिसका कोई बिल नहीं, ऐसा सप्लायर इनवॉइस जिसका माल नहीं पहुंचा, बिना एंट्री के नकद दिया गया वेतन। महीनों बाद इन्हें ढूंढना ही वह भागदौड़ पैदा करता है।

क्लिनिक के लिए निरंतर ऑडिट का मतलब

तीन बातें, एक साथ:

• खाते काम के बाद नहीं, काम से ही लिखे जाते हैं। फ़्रंट डेस्क पर बना बिल, फ़ार्मेसी में हुई बिक्री, गुड्स रिसीव्ड नोट (माल प्राप्ति नोट), सैलरी रन और कोई ख़र्च, इनमें से हर एक सेव होते ही अपनी डबल-एंट्री (दोहरी प्रविष्टि) ख़ुद पोस्ट कर देता है। महीने के आख़िर में कोई भी दिन भर की वसूली को दोबारा Tally में टाइप नहीं करता।
• हर एंट्री पर, हर दिन जांच चलती है। क्या ख़रीद का इनवॉइस लगा है? क्या रद्द करने की मंज़ूरी ली गई? क्या आज दराज़ में रखी नकदी दिन के नकद बिलों से मेल खाती है? क्या पिछले महीने की किसी तारीख़ की यह एंट्री आज की गई? हर जांच से अपवादों की एक सूची निकलती है, कोई ऐसी रिपोर्ट नहीं जिसे कोई न पढ़े।
• कुछ भी चुपचाप दोबारा नहीं लिखा जाता। सुधार हमेशा एक नई एंट्री या मंज़ूर किया गया बदलाव होता है, पुराने को मिटाकर ऊपर लिखना कभी नहीं। एडिट लॉग (edit log) दर्ज करता है कि किसने क्या और कब बदला, और उसे बंद नहीं किया जा सकता।

तब ऑडिटर का काम जुटाने और नमूने जांचने से हटकर अपवादों की समीक्षा पर आ जाता है, जो आपके लिए सस्ता है और उनके लिए बेहतर।

चार नियम जो इसे अच्छी आदत से कहीं ज़्यादा बना देते हैं

• इनपुट टैक्स क्रेडिट आपके सप्लायर के रिटर्न भरने पर निर्भर करता है। GST क़ानून के तहत आप किसी ख़रीद पर क्रेडिट तभी ले सकते हैं जब सप्लायर ने वह इनवॉइस दर्ज किया हो और वह आपके GSTR-2B में दिखे। जो फ़ार्मेसी या ऑप्टिकल दुकान हर महीने अपनी ख़रीद का GSTR-2B से मिलान करती है, उसे गायब इनवॉइस तब मिल जाते हैं जब सप्लायर उन्हें अब भी ठीक कर सकता है। साल के आख़िर में पता चले, तो अक्सर क्रेडिट हाथ से निकल जाता है। हमारी GSTR-2B मिलान गाइड में इसके बारे में विस्तार से बताया गया है।
• कंपनियों को ऑडिट ट्रेल रखनी होती है। 1 अप्रैल 2023 से, Companies (Accounts) Rules के Rule 3(1) के तहत, अपने खाते इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखने वाली हर कंपनी के लिए ऐसा सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करना ज़रूरी है जो हर बदलाव का तारीख़ सहित एडिट लॉग दर्ज करे और जिसे निष्क्रिय न किया जा सके। कंपनी के ऑडिटर को रिपोर्ट करना होता है कि यह रखा गया या नहीं। प्राइवेट लिमिटेड कंपनी के रूप में चलने वाला क्लिनिक या अस्पताल इसके दायरे में आता है।
• TDS हर महीने देय है, साल के आख़िर में नहीं। विज़िटिंग कंसल्टेंट की फ़ीस, ठेकेदारों को भुगतान और सीमा से ज़्यादा किराए पर TDS लगता है, जिसे अगले महीने की 7 तारीख़ तक (मार्च के लिए 30 अप्रैल तक) जमा करना होता है, और हर तिमाही एक स्टेटमेंट भरना होता है। 1 अप्रैल 2026 से लागू Income-tax Act, 2025 के तहत ये कटौतियां धारा 393 की एक ही तालिका में हैं और तिमाही स्टेटमेंट के फ़ॉर्म नंबर नए हैं, लेकिन लय वही है। ऑडिट तक छूटी रही कटौती पर, देरी के हर महीने का ब्याज लगता है।
• देर से भरे गए रिटर्न को सुधारना और मुश्किल हो जाता है। देर से भरे GSTR-3B पर हर दिन की लेट फ़ीस और टैक्स पर सालाना 18% ब्याज लगता है। जुलाई 2025 की टैक्स अवधि से, GST पोर्टल ऐसा रिटर्न स्वीकार नहीं करता जो उसकी नियत तारीख़ के तीन साल से ज़्यादा बाद भरा गया हो, और GSTR-3B में अपने आप भरी गई देनदारी (liability) अब वहां बदली नहीं जा सकती। जो महीना कभी बंद ही नहीं हुआ, उसकी क़ीमत चुकानी पड़ती रहती है।

2026-27 का अनुपालन कैलेंडर बार-बार आने वाली हर नियत तारीख़ को एक ही जगह सूचीबद्ध करता है।

सबसे ज़रूरी जांचें

हर जांच को हर दिन चलाने की ज़रूरत नहीं है। किसी क्लिनिक या छोटे अस्पताल के लिए हम यह लय सुझाते हैं।

हर दिन, हर काउंटर पर

• दराज़ में रखी नकदी को गिनकर उन नकद बिलों और रिफ़ंड से मिलाना जिनकी सिस्टम अपेक्षा करता है, और काउंटर बंद करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर से उसकी पुष्टि।
• हर रद्दीकरण, रिफ़ंड, क्लिनिक की सीमा से ज़्यादा छूट और भुगतान हो चुके बिल में बदलाव को, मांगने वाले के अलावा किसी दूसरे व्यक्ति की मंज़ूरी, कारण के साथ।
• किसी पिछली तारीख़ के लिए आज की गई हर एंट्री को समीक्षा के लिए सूची में डालना। देर से की गई एंट्री अक्सर जायज़ होती है (बिजली गुल होना, काग़ज़ पर काम वाला दिन), लेकिन वह कभी छिपी नहीं रहनी चाहिए।

हर हफ़्ते

• बिना बिल वाली विज़िट, और बिना विज़िट वाले बिल।
• बिना सप्लायर इनवॉइस लगाए आया माल।
• अगले दो हफ़्तों में देय होने वाले सप्लायर के बिल।

हर महीने, रिटर्न भरने से पहले

• बैंक और पेमेंट गेटवे के स्टेटमेंट का खातों से मिलान, जिसमें फ़ीस कटकर आने वाले UPI और कार्ड सेटलमेंट भी शामिल हैं।
• ख़रीद का GSTR-2B से मिलान, और हर गायब या बेमेल इनवॉइस के लिए सप्लायर के साथ फ़ॉलो-अप।
• वैधानिक देय राशियों का हिसाब और जमा: TDS, PF, ESI और GST, हर एक उसके चालान के साथ।
• रिटर्न भरते ही महीने को लॉक करना, ताकि रिटर्न के पीछे कुछ भी न बदले।

हर तिमाही और हर साल

• TDS स्टेटमेंट भरना और उनका जमा राशियों से मिलान; अग्रिम कर (advance tax) का भुगतान।
• खाते ऑडिटर के पास जाने से पहले स्थायी परिसंपत्तियां (fixed assets) और मूल्यह्रास (depreciation), क्लोज़िंग स्टॉक और साल के आख़िर की एक चेकलिस्ट।

आपके चार्टर्ड अकाउंटेंट के लिए क्या बदलता है

लगातार अद्यतन खातों के साथ काम करने वाले CA फ़ाइलें मांगना बंद कर देते हैं। आपकी सहमति से, आपकी दी हुई अवधि और दायरे के लिए, वे खाता बही (ledger), मिलान और अपवादों की सूचियां सीधे पढ़ सकते हैं। वे अपना समय उन बातों पर लगाते हैं जिनमें विवेक की ज़रूरत होती है: वर्गीकरण, प्रावधान (provisions), मूल्यह्रास, टैक्स से जुड़े रुख। उन्हें पहुंच देते समय दो बातें मायने रखती हैं:

• सिर्फ़ देखने के लिए, सीमित समय के लिए, और वापस ली जा सकने वाली। आपके CA को खाते दिखने चाहिए, मरीज़ों के रिकॉर्ड नहीं, और काम का अनुबंध (engagement) ख़त्म होते ही पहुंच भी ख़त्म हो जानी चाहिए।
• एक लॉग जिसे दोनों पक्ष पढ़ सकें। फ़र्म जब भी खाते खोले, वह दर्ज होना चाहिए, और आप उसे देख सकें।

क्लिनिकों में आम तौर पर पैसा कहां रिसता है

जिन क्लिनिकों, फ़ार्मेसियों और ऑप्टिकल दुकानों के साथ हम काम करते हैं, उनमें वही कमियां बार-बार सामने आती हैं:

• काउंटर पर बिना कारण रद्द किए गए बिल, या भुगतान के बाद बदले गए बिल, जिससे दिन की नकदी कभी मेल नहीं खाती।
• फ़ार्मेसी की ऐसी ख़रीद जिसका इनवॉइस फ़ाइल में नहीं, जिससे GST का क्रेडिट बिना सबूत के लिया जाता है, या लिया ही नहीं जाता।
• बिना TDS के कंसल्टेंट को भुगतान, क्योंकि भुगतान खातों से होकर नहीं, सीधे दराज़ से किया गया।
• गेटवे सेटलमेंट एकमुश्त रक़म के रूप में दर्ज, जिससे बैंक का दिन के बिलों से कभी मिलान नहीं होता।
• काग़ज़ पर चले दिनों की एंट्री बाद में, बिना किसी निशान के, जिससे कोई नहीं बता पाता कि कौन सी एंट्री बाद में की गई।

इनमें से हर एक को उसी दिन पकड़ना सस्ता है, और मार्च में सुलझाना महंगा।

90 दिनों में शुरुआत कैसे करें

1. पहला महीना: एक ही बही। बिल, फ़ार्मेसी की बिक्री, ख़रीद और ख़र्च को एक ऐसे सिस्टम में लाएं जो दर्ज करते ही पोस्ट करता हो। हर काउंटर को हर दिन बंद करें।
2. दूसरा महीना: महीने की क्लोज़िंग। बैंक और गेटवे का मिलान करें, ख़रीद का GSTR-2B से मिलान करें, वैधानिक देय राशियां खातों के हिसाब से जमा करें, और रिटर्न भरने के बाद महीने को लॉक करें।
3. तीसरा महीना: अपने CA को एक सीट दें। खातों तक सिर्फ़ देखने की पहुंच दें और तय करें कि वे हर महीने किन अपवादों की समीक्षा करेंगे।

92health कहां काम आता है

92health किसी क्लिनिक, अस्पताल, फ़ार्मेसी या ऑप्टिकल दुकान के क्लिनिकल और पैसे, दोनों पक्षों को एक ही सिस्टम में चलाता है, ताकि खाते दिन के काम से ही लिखे जाएं:

• OP और भर्ती मरीज़ों के बिल, रसीदें, फ़ार्मेसी और ऑप्टिकल की बिक्री, प्राप्त माल, ख़र्च और पेरोल, सब अपनी-अपनी डबल-एंट्री ख़ुद पोस्ट करते हैं, GST को उसके हिस्सों में बांटकर;
• हर कैश काउंटर दिन को इस तरह बंद करता है कि गिनी हुई नकदी अपेक्षित रक़म से मिलाई जाती है, और बंद हो चुके दिन में बाद में कुछ भी बदले तो वह दिख जाता है;
• रद्दीकरण, बदलाव, छूट और स्टॉक राइट-ऑफ़ मंज़ूरी से होकर गुज़रते हैं, और हर फ़ैसला, अपने आप मंज़ूर हुए फ़ैसलों समेत, एक ही लॉग में रहता है;
• बाद में की गई एंट्रियां इस जानकारी के साथ दर्ज होती हैं कि उन्हें किसने और कब किया;
• बैंक और पेमेंट गेटवे का मिलान, GSTR-2B मिलान, चालानों के साथ वैधानिक देय राशियां, अवधि लॉक (period locks), मूल्यह्रास और साल के आख़िर की एक चेकलिस्ट;
• खाता बही पर एक एडिट लॉग, जिसे ऐप्लिकेशन ख़ुद बंद नहीं कर सकता;
• आपकी CA फ़र्म के लिए सिर्फ़ देखने की पहुंच, जिसका दायरा और समय-सीमा आप तय करते हैं, हर पहुंच दोनों तरफ़ दर्ज होती है, और Tally, GSTR-1 और GSTR-3B के लिए एक्सपोर्ट।

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स्रोत

• Companies (Accounts) Rules, 2014, Rule 3(1) का परंतुक (1 अप्रैल 2023 से शुरू होने वाले वित्त वर्षों के लिए ऑडिट ट्रेल), और Companies Act, 2013, धारा 128(5), कॉर्पोरेट कार्य मंत्रालय (Ministry of Corporate Affairs)।
• Companies (Audit and Auditors) Rules, 2014, Rule 11(g), कॉर्पोरेट कार्य मंत्रालय; ऑडिट ट्रेल की आवश्यकताओं पर ICAI का मार्गदर्शन।
• Income-tax Act, 2025, धारा 63 (टैक्स ऑडिट) और 393 (स्रोत पर कर कटौती), और CBDT के ट्रांज़िशन FAQ, आयकर विभाग (Income Tax Department)।
• Central Goods and Services Tax Act, 2017, धारा 16(2)(aa), 39 और 50, और रिटर्न भरने की तीन साल की सीमा पर GSTN की एडवाइज़री।