भारत में क्लिनिक मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर: खरीदने से पहले क्या जांचें

क्लिनिक मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर वह सिस्टम है जिस पर क्लिनिक अपना पूरा दिन चलाता है: फ़्रंट डेस्क, डॉक्टर का कमरा, फ़ार्मेसी का काउंटर, और शाम की वसूली। भारत के ज़्यादातर क्लिनिक इसे तब खरीदते हैं जब कागज़ के रजिस्टर, रिसेप्शन के कंप्यूटर पर चलने वाला बिलिंग प्रोग्राम और स्टाफ़ का WhatsApp ग्रुप कतार के साथ तालमेल नहीं रख पाते।

यह गाइड उन डॉक्टरों और क्लिनिक मालिकों के लिए है जो अलग-अलग सिस्टम की तुलना कर रहे हैं, एक डॉक्टर वाले क्लिनिक से लेकर फ़ार्मेसी और लैब वाले पॉलीक्लिनिक तक। इसमें बताया गया है कि विज़िट के हर पड़ाव पर सॉफ़्टवेयर को क्या करना चाहिए, और आख़िर में उन बातों की सूची है जो किसी भी डेमो में पूछनी चाहिए, हमारे डेमो में भी।

1. फ़्रंट डेस्क: टोकन, बिना अपॉइंटमेंट आने वाले मरीज़ और बुकिंग

भारत के ज़्यादातर क्लिनिकों में सुबह का समय अपॉइंटमेंट का नहीं, बिना अपॉइंटमेंट आने वाले मरीज़ों (walk-in) का होता है। सॉफ़्टवेयर को पहले टोकन की कतार संभालनी चाहिए, कैलेंडर बाद में।

इन बातों पर ध्यान दें:

• एक मिनट से कम में walk-in रजिस्ट्रेशन, फ़ोन नंबर से ऐसी खोज के साथ जो मरीज़ का दूसरा रिकॉर्ड बनाने के बजाय उसका मौजूदा रिकॉर्ड ढूंढ ले।
• हर विज़िट के लिए एक टोकन और एक ऐसी कतार जो डॉक्टर और डेस्क दोनों को दिखे, साथ में यह भी कि हर मरीज़ कितनी देर से इंतज़ार कर रहा है।
• बुकिंग और walk-in एक ही कतार में, ताकि बुक की गई रिव्यू विज़िट वाले मरीज़ को दोबारा रजिस्टर करने के बजाय चेक-इन किया जाए।
• विज़िट के प्रकार, जिनसे फ़ीस तय होती है। ज़्यादातर क्लिनिकों में नए मरीज़, मुफ़्त अवधि के भीतर रिव्यू, और उसके बाद दोबारा आने वाले मरीज़ से अलग-अलग फ़ीस ली जाती है। सॉफ़्टवेयर को मरीज़ के इतिहास से सुझाना चाहिए कि यह कौन सा प्रकार है, और डेस्क को इसे बदलने देना चाहिए।
• खुद चेक-इन (self check-in)। डेस्क पर लगा एक QR कोड, जिसे स्कैन करके मरीज़ अपने ही फ़ोन से रजिस्टर या चेक-इन कर लें, व्यस्त सुबह में डेस्क का समय बचाता है।

2. नर्स या सहायक

वाइटल्स (vitals), वज़न और लंबाई, एलर्जी और पुरानी बीमारियां आम तौर पर डॉक्टर के देखने से पहले दर्ज की जाती हैं। इन्हें एक ही बार डाला जाना चाहिए, ये डॉक्टर की स्क्रीन पर सबसे ऊपर दिखनी चाहिए, और अगली विज़िट के लिए चार्ट पर बनी रहनी चाहिए। रिसेप्शन पर टाइप की गई एलर्जी तब तक अपुष्ट (unconfirmed) चिह्नित रहनी चाहिए जब तक कोई क्लिनिशियन उसकी जांच न कर ले।

3. डॉक्टर के नोट्स

नोट्स वही जगह है जहां क्लिनिक का सॉफ़्टवेयर सबसे ज़्यादा छोड़ दिया जाता है, क्योंकि टाइप करने से व्यस्त OPD धीमी हो जाती है। जो चीज़ें मदद करती हैं:

• उन विज़िट के लिए टेम्पलेट, जो क्लिनिक में सबसे ज़्यादा आती हैं।
• परामर्श से बना नोट का ड्राफ़्ट। कुछ सिस्टम परामर्श रिकॉर्ड करके एक व्यवस्थित नोट (सब्जेक्टिव, ऑब्जेक्टिव, असेसमेंट, प्लान) का ड्राफ़्ट बनाते हैं, जिसे डॉक्टर पढ़कर साइन करते हैं। पूछें कि ड्राफ़्ट बनाने वाला सिस्टम कौन सी भाषाएं समझता है: कई परामर्श एक ही वाक्य में अंग्रेज़ी और हिंदी या तमिल के बीच आते-जाते हैं।
• ICD-10 कोड वाले निदान, ताकि क्लिनिक बाद में गिन सके कि वह कितने डायबिटीज़ के मरीज़ देखता है, या किसी बीमारी वाले हर मरीज़ को ढूंढ सके।
• एक ही स्क्रीन पर इतिहास: पिछली विज़िट, पर्चे, जांच के नतीजे और एलर्जी, पांच टैब खोले बिना।

4. पर्चे, लैब के ऑर्डर और रेफ़रल

सॉफ़्टवेयर में लिखा पर्चा छापने लायक, मरीज़ के पढ़ने लायक होना चाहिए, और हाथ से उतारे बिना क्लिनिक की फ़ार्मेसी तक पहुंचना चाहिए। ध्यान दें कि दवा के रूप (form) के हिसाब से खुराक समझदारी से अपने-आप भरी जाए, धीरे-धीरे कम होने वाली खुराक (tapering) तारीख़ों वाले चरणों में लिखी जाए, और खोज उन ब्रांड में हो जो फ़ार्मेसी में सच में स्टॉक में हैं। लैब की जांचें एक कैटलॉग से ऑर्डर होनी चाहिए, और उनके नतीजे मरीज़ के चार्ट में लौटने चाहिए। रेफ़रल पत्र में निदान और रेफ़र करने का कारण होना चाहिए, और वह क्लिनिक की अपनी डायरेक्टरी के किसी विशेषज्ञ के पास जाना चाहिए।

5. इमारत के अंदर की फ़ार्मेसी

कई क्लिनिक परामर्श कक्ष के बगल में फ़ार्मेसी चलाते हैं। अगर फ़ार्मेसी किसी दूसरे सिस्टम पर है, तो हर पर्चा दो बार टाइप होता है और क्लिनिक यह नहीं देख पाता कि उसने क्या दवा दी। पूछें कि क्या डॉक्टर का पर्चा काउंटर पर वसूली के लिए तैयार बिल के रूप में पहुंचता है, क्या स्टॉक बैच और एक्सपायरी के हिसाब से रखा जाता है, और क्या Schedule H1 रजिस्टर उसी डेटा से छपता है।

6. बिलिंग और दिन भर का पैसा

क्लिनिक का पैसा परामर्श की फ़ीस, प्रोसीजर, फ़ार्मेसी, लैब और कभी-कभी चश्मे के काउंटर से आता है। सॉफ़्टवेयर को:

• मरीज़ के सारे बिल एक ही भुगतान में वसूलने चाहिए, नकद, UPI या कार्ड से, या इनके बीच बांटकर।
• QR या पेमेंट लिंक से UPI लेना चाहिए, जिससे मरीज़ अपने फ़ोन से भुगतान कर सके।
• भुगतान हो चुके बिल में बदलाव को मालिक की मंज़ूरी के लिए रोकना चाहिए। काउंटर पर बिना किसी रिकॉर्ड के बदला या रद्द किया गया बिल क्लिनिक में पैसा गायब होने का सबसे आम तरीका है।
• दिन बंद करना चाहिए: बिल जो कहते हैं, उसकी तुलना दराज़ में गिनी गई नकदी से, और एक ऐसी डे शीट के साथ जिसे मालिक एक मिनट में पढ़ ले।

किसी क्लिनिक की स्वास्थ्य सेवाओं पर GST से छूट है, लेकिन उसके अंदर चलने वाली फ़ार्मेसी या चश्मे की दुकान पर नहीं। अगर क्लिनिक ऐसी दुकान चलाता है, तो वहां के बिलों पर GST लगना चाहिए और खरीद पर इनपुट टैक्स क्रेडिट (input tax credit) मिलना चाहिए, और सॉफ़्टवेयर को यह अलग अकाउंटिंग प्रोग्राम के बिना संभालना चाहिए।

7. फ़ॉलो-अप, रिमाइंडर और मरीज़ का फ़ोन

जो मरीज़ रिव्यू विज़िट छोड़ देते हैं, वे ऐसे मरीज़ हैं जिन्हें क्लिनिक खो देता है। ध्यान दें कि बाकी फ़ॉलो-अप की एक सूची हो, बुक की गई विज़िट के लिए रिमाइंडर जाएं, और मरीज़ अपने पर्चे, विज़िट सारांश और बिल अपने ही फ़ोन पर पढ़ सकें, ताकि उन्हें कागज़ वापस लाने की ज़रूरत न पड़े।

8. रिकॉर्ड, ABHA और नए सिस्टम पर आना

रिकॉर्ड लंबे समय तक चलना चाहिए। पूछें कि यह मरीज़ के ABHA नंबर से कैसे जुड़ता है, रिकॉर्ड किस फ़ॉर्मेट में रखे जाते हैं, और क्लिनिक के मौजूदा मरीज़ रजिस्टर और स्टॉक सूची को कैसे लाया जाता है। कागज़ से आ रहे क्लिनिक को पिछली विज़िट बाद में दर्ज करने की ज़रूरत भी होती है, और रिकॉर्ड में लिखा होना चाहिए कि वे बाद में दर्ज की गईं।

क्लिनिक सॉफ़्टवेयर के किसी भी डेमो में पूछे जाने वाले सवाल

1. फ़ोन नंबर से एक walk-in मरीज़ रजिस्टर करें, फिर उसी व्यक्ति को दोबारा रजिस्टर करें और देखें कि क्या होता है।
2. डेस्क पर आती एक बुक की गई रिव्यू विज़िट दिखाएं, और यह कि उसकी फ़ीस नए मरीज़ की फ़ीस से कैसे अलग है।
3. धीरे-धीरे कम होने वाली खुराक के साथ एक पर्चा लिखें और उसे फ़ार्मेसी काउंटर पर दिखाएं।
4. परामर्श की फ़ीस और फ़ार्मेसी का बिल एक ही UPI भुगतान में वसूलें।
5. रिसेप्शन के लॉगिन से भुगतान हो चुके एक बिल में बदलाव करें और दिखाएं कि उसे किसे मंज़ूर करना है।
6. दिन बंद करें और डे शीट दिखाएं।
7. दिखाएं कि विज़िट के बाद मरीज़ को अपने फ़ोन पर क्या दिखता है।

92health कहां फ़िट होता है

92health एक EMR और क्लिनिक मैनेजमेंट सिस्टम है, जिसे भारत में क्लिनिक, अस्पताल, फ़ार्मेसी, लैब और चश्मे की दुकानें इस्तेमाल करती हैं। किसी जनरल प्रैक्टिस क्लिनिक के लिए यह ऊपर बताई गई बातों को पूरा करता है:

• walk-in और बुकिंग एक साथ वाली टोकन कतार, नए, रिव्यू या दोबारा आए मरीज़ के रूप में बांटी गई विज़िट, और QR से खुद चेक-इन;
• नर्स से आए वाइटल्स और इतिहास, डॉक्टर की स्क्रीन पर सबसे ऊपर;
• रिकॉर्ड किए गए परामर्श से अंग्रेज़ी, हिंदी या तमिल में बने SOAP नोट्स के ड्राफ़्ट, ICD-10 निदान के साथ;
• फ़ार्मेसी काउंटर तक भेजे जाने वाले पर्चे, लैब के ऑर्डर, रेफ़रल पत्र और मेडिकल सर्टिफ़िकेट;
• परामर्श, फ़ार्मेसी और प्रोसीजर के बिलों के लिए एक ही काउंटर, नकद, UPI या पेमेंट लिंक से, भुगतान हो चुके बिलों में बदलाव मंज़ूरी के लिए रुके हुए, और दिन बंद करने की सुविधा;
• ABHA नंबर से जुड़े और FHIR R4 में रखे गए रिकॉर्ड।

यह ब्राउज़र में चलता है, इसलिए कोयंबटूर, मदुरै, विजयवाड़ा या तिरुपति का क्लिनिक वही सिस्टम इस्तेमाल करता है जो चेन्नई का क्लिनिक करता है। अगर आप इसे अपने ही केस पर देखना चाहते हैं, तो डेमो बुक करें। ऊपर दिए गए सवाल साथ लाएं।