భారతదేశంలో క్లినిక్ మేనేజ్మెంట్ సాఫ్ట్వేర్: కొనే ముందు ఏమేమి చూడాలి
భారతీయ OPDకి క్లినిక్ మేనేజ్మెంట్ సాఫ్ట్వేర్ ఏం చేయాలి: టోకెన్లు, అపాయింట్‌మెంట్ లేకుండా వచ్చే రోగులు, నోట్స్, ప్రిస్క్రిప్షన్లు, ఫార్మసీ, బిల్లింగ్, డెమోలో ఏం అడగాలి.
ఇది మొదట ఇంగ్లీషులో రాసిన వ్యాసానికి అనువాదం. ఇక్కడ ఏదైనా భిన్నంగా అనిపిస్తే, ఇంగ్లీష్ వెర్షన్ ప్రామాణికం.
క్లినిక్ మేనేజ్మెంట్ సాఫ్ట్వేర్ (clinic management software) అంటే క్లినిక్ తన రోజువారీ పనిని నడిపే సిస్టమ్: ఫ్రంట్ డెస్క్, డాక్టర్ గది, ఫార్మసీ కౌంటర్, సాయంత్రపు వసూళ్లు. కాగితపు రిజిస్టర్లు, రిసెప్షన్ కంప్యూటర్‌లోని ఒక బిల్లింగ్ ప్రోగ్రామ్, సిబ్బంది మధ్య ఒక WhatsApp గ్రూప్ క్యూతో సమానంగా పనిచేయలేకపోయిన తర్వాతే చాలా భారతీయ క్లినిక్‌లు దీన్ని కొంటాయి.
ఒకే డాక్టర్ ఉన్న క్లినిక్ నుంచి ఫార్మసీ, ల్యాబ్ ఉన్న పాలీక్లినిక్ వరకు, వేర్వేరు సిస్టమ్‌లను పోల్చి చూస్తున్న డాక్టర్లు, క్లినిక్ యజమానుల కోసం ఈ గైడ్. ఒక సందర్శనలోని ప్రతి దశలో సాఫ్ట్వేర్ ఏం చేయాలో ఇది వివరిస్తుంది, చివర్లో ఏ డెమోలోనైనా, మా డెమోతో సహా, అడగాల్సిన విషయాల జాబితా ఉంది.
1. ఫ్రంట్ డెస్క్: టోకెన్లు, అపాయింట్‌మెంట్ లేకుండా వచ్చే రోగులు, బుకింగ్‌లు
చాలా భారతీయ క్లినిక్‌లలో ఉదయం పూట వచ్చేది అపాయింట్మెంట్లు కాదు, అపాయింట్‌మెంట్ లేకుండా నేరుగా వచ్చే రోగులు (walk-ins). సాఫ్ట్వేర్ మొదట టోకెన్ క్యూను, ఆ తర్వాతే క్యాలెండర్‌ను నిర్వహించగలగాలి.
చూడాల్సినవి:
- ఒక నిమిషంలోపు వాక్-ఇన్ రిజిస్ట్రేషన్, ఫోన్ నంబర్‌తో వెతికితే రెండో రికార్డు సృష్టించకుండా రోగి పాత రికార్డునే కనుగొనాలి.
- ప్రతి సందర్శనకూ ఒక టోకెన్, డాక్టర్‌కూ డెస్క్‌కూ ఇద్దరికీ కనిపించే ఒక క్యూ, ప్రతి రోగి ఎంతసేపటి నుంచి ఎదురుచూస్తున్నారో దానితో సహా.
- బుకింగ్‌లు, వాక్-ఇన్‌లు ఒకే క్యూలో, అప్పుడు బుక్ చేసిన రివ్యూను మళ్లీ రిజిస్టర్ చేయకుండా చెక్-ఇన్ చేస్తారు.
- ఫీజును నిర్ణయించే సందర్శన రకాలు. కొత్త రోగి, ఉచిత వ్యవధి లోపలి రివ్యూ, ఆ వ్యవధి దాటిన తర్వాతి రీవిజిట్: చాలా క్లినిక్‌లలో వీటికి వేర్వేరు ఫీజులు ఉంటాయి. రోగి చరిత్ర నుంచి ఇది ఏ రకమో సాఫ్ట్వేర్ సూచించాలి, డెస్క్ దాన్ని మార్చగలగాలి.
- సెల్ఫ్ చెక్-ఇన్. డెస్క్ దగ్గర ఉంచిన QR కోడ్‌ను రోగులు తమ సొంత ఫోన్‌లో స్కాన్ చేసి రిజిస్టర్ లేదా చెక్-ఇన్ చేసుకుంటే, రద్దీగా ఉండే ఉదయాన డెస్క్‌కు సమయం ఆదా అవుతుంది.
2. నర్సు లేదా సహాయకులు
వైటల్స్ (vitals), బరువు, ఎత్తు, అలర్జీలు, గతంలోని వ్యాధులు సాధారణంగా డాక్టర్ రోగిని చూసే ముందే నమోదు చేస్తారు. వీటిని ఒక్కసారే నమోదు చేయాలి, అవి డాక్టర్ స్క్రీన్ పైభాగంలో కనిపించాలి, తర్వాతి సందర్శన కోసం చార్ట్‌లో ఉండిపోవాలి. రిసెప్షన్ టైప్ చేసిన అలర్జీని ఒక వైద్యుడు సరిచూసే వరకు ధృవీకరించనిదిగా గుర్తించాలి.
3. డాక్టర్ నోట్స్
క్లినిక్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఎక్కువగా వదిలేసేది నోట్ దగ్గరే, ఎందుకంటే టైప్ చేయడం రద్దీగా ఉన్న OPDని నెమ్మదిస్తుంది. సహాయపడేవి:
- క్లినిక్ ఎక్కువగా చూసే సందర్శనల కోసం టెంప్లేట్లు.
- కన్సల్టేషన్ నుంచి తయారయ్యే నోట్ ముసాయిదా. కొన్ని సిస్టమ్‌లు కన్సల్టేషన్‌ను రికార్డ్ చేసి, డాక్టర్ చదివి సంతకం చేయడానికి ఒక క్రమబద్ధమైన నోట్ ముసాయిదాను (సబ్జెక్టివ్, ఆబ్జెక్టివ్, అసెస్‌మెంట్, ప్లాన్) తయారుచేస్తాయి. ముసాయిదా తయారీ ఏయే భాషలను అర్థం చేసుకుంటుందో అడగండి: చాలా కన్సల్టేషన్లు ఒకే వాక్యంలో ఇంగ్లీష్‌కూ హిందీ లేదా తమిళానికీ మధ్య మారుతుంటాయి.
- ICD-10 కోడ్‌లతో రోగనిర్ధారణలు, తద్వారా క్లినిక్ తర్వాత తాను ఎంతమంది మధుమేహ రోగులను చూస్తోందో లెక్కించగలదు, లేదా ఒక వ్యాధి ఉన్న ప్రతి రోగినీ కనుగొనగలదు.
- ఒకే స్క్రీన్‌పై చరిత్ర: గత సందర్శనలు, ప్రిస్క్రిప్షన్లు, ఫలితాలు, అలర్జీలు, ఐదు ట్యాబ్‌లు తెరవకుండానే.
4. ప్రిస్క్రిప్షన్లు, ల్యాబ్ ఆర్డర్లు, రిఫరల్స్
సాఫ్ట్‌వేర్‌లో రాసిన ప్రిస్క్రిప్షన్‌ను ముద్రించగలగాలి, రోగి చదవగలగాలి, చేత్తో కాపీ చేయకుండానే క్లినిక్ ఫార్మసీకి పంపగలగాలి. మందు రూపం ఆధారంగా సరైన మోతాదును ముందే నింపడం, క్రమంగా తగ్గించే షెడ్యూళ్లను తేదీలతో కూడిన దశలుగా రాయడం, ఫార్మసీ నిజంగా స్టాక్ ఉంచే బ్రాండ్లలో వెతకడం ఉన్నాయో చూడండి. ల్యాబ్ పరీక్షలను ఒక కేటలాగ్ నుంచి ఆర్డర్ చేయాలి, ఫలితాలు రోగి చార్ట్‌కు తిరిగి రావాలి. రిఫరల్ లేఖలో రోగనిర్ధారణ, కారణం ఉండాలి, అది క్లినిక్ సొంత డైరెక్టరీలోని ఒక స్పెషలిస్ట్‌కు వెళ్లాలి.
5. అదే భవనంలోని ఫార్మసీ
చాలా క్లినిక్‌లు కన్సల్టింగ్ గది పక్కనే ఒక ఫార్మసీని నడుపుతాయి. ఫార్మసీ వేరే సిస్టమ్లో ఉంటే, ప్రతి ప్రిస్క్రిప్షన్‌ను రెండుసార్లు టైప్ చేయాల్సి వస్తుంది, క్లినిక్ తాను ఏం ఇచ్చిందో చూడలేదు. డాక్టర్ ప్రిస్క్రిప్షన్ కౌంటర్‌కు వసూలు చేయడానికి సిద్ధంగా ఉన్న బిల్లుగా చేరుతుందా, స్టాక్ను బ్యాచ్, ఎక్స్‌పైరీ వారీగా ఉంచుతారా, Schedule H1 రిజిస్టర్ అదే సమాచారం నుంచి ముద్రితమవుతుందా అని అడగండి.
6. బిల్లింగ్, ఆ రోజు డబ్బు
క్లినిక్కు డబ్బు కన్సల్టేషన్ ఫీజు, ప్రొసీజర్లు, ఫార్మసీ, ల్యాబ్, కొన్నిసార్లు ఆప్టికల్ కౌంటర్ ద్వారా వస్తుంది. సాఫ్ట్వేర్ ఇవి చేయాలి:
- ఒక రోగి బిల్లులన్నింటినీ ఒకే చెల్లింపుతో వసూలు చేయడం, నగదు, UPI లేదా కార్డు ద్వారా, లేదా వాటి మధ్య విభజించి.
- QR ద్వారా లేదా పేమెంట్ లింక్ ద్వారా UPI తీసుకోవడం, రోగి తన ఫోన్ నుంచే చెల్లించేలా.
- చెల్లించిన బిల్లులో మార్పులను యజమాని ఆమోదం కోసం నిలిపి ఉంచడం. రికార్డు లేకుండా కౌంటర్ దగ్గర సవరించిన లేదా రద్దు చేసిన బిల్లే క్లినిక్‌లో డబ్బు మాయమయ్యే అత్యంత సాధారణ మార్గం.
- రోజును ముగించడం: బిల్లులు చెప్పేదాన్ని డ్రాయర్‌లో లెక్కించిన నగదుతో పోల్చి, యజమాని ఒక్క నిమిషంలో చదవగలిగే డే షీట్‌తో.
క్లినిక్ అందించే వైద్య సేవలకు GST నుంచి మినహాయింపు ఉంది, కానీ దానిలోని ఫార్మసీకి లేదా ఆప్టికల్ షాప్‌కు లేదు. క్లినిక్ అలాంటిది నడిపితే, అక్కడి బిల్లులకు GST, కొనుగోళ్లకు ఇన్‌పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్ అవసరం, వీటిని సాఫ్ట్వేర్ వేరే అకౌంటింగ్ ప్రోగ్రామ్ లేకుండానే నిర్వహించాలి.
7. ఫాలో-అప్లు, రిమైండర్లు, రోగి ఫోన్
రివ్యూకు రాని రోగులు క్లినిక్ కోల్పోయే రోగులే. గడువు వచ్చిన ఫాలో-అప్‌ల జాబితా, బుక్ చేసిన సందర్శనలకు రిమైండర్లు, రోగులు తమ ప్రిస్క్రిప్షన్లు, సందర్శన సారాంశాలు, బిల్లులను తమ సొంత ఫోన్‌లో చదివే మార్గం ఉన్నాయో చూడండి, అప్పుడు కాగితాలను మళ్లీ తీసుకురావాల్సిన అవసరం ఉండదు.
8. రికార్డులు, ABHA, కొత్త సిస్టమ్‌లోకి మారడం
రికార్డు ఎక్కువ కాలం నిలవాలి. అది రోగి ABHA నంబర్‌తో ఎలా అనుసంధానమవుతుందో, రికార్డులను ఏ ఫార్మాట్‌లో ఉంచుతారో, క్లినిక్ ప్రస్తుత రోగుల రిజిస్టర్, స్టాక్ జాబితాను ఎలా లోపలికి తెస్తారో అడగండి. కాగితం నుంచి మారుతున్న క్లినిక్ గత సందర్శనలను కూడా తర్వాత నమోదు చేయాల్సి ఉంటుంది, అవి తర్వాత నమోదు చేసినవని రికార్డు చెప్పాలి.
ఏ క్లినిక్ సాఫ్ట్వేర్ డెమోలోనైనా అడగాల్సిన ప్రశ్నలు
- ఫోన్ నంబర్‌తో అపాయింట్‌మెంట్ లేకుండా వచ్చిన ఒక రోగిని రిజిస్టర్ చేయండి, తర్వాత అదే వ్యక్తిని మళ్లీ రిజిస్టర్ చేసి ఏం జరుగుతుందో చూడండి.
- బుక్ చేసిన ఒక రివ్యూ డెస్క్‌కు రావడాన్ని, దాని ఫీజు కొత్త రోగి ఫీజు నుంచి ఎలా వేరుగా ఉంటుందో చూపించండి.
- క్రమంగా తగ్గించే మోతాదుతో ఒక ప్రిస్క్రిప్షన్ రాసి, దాన్ని ఫార్మసీ కౌంటర్ దగ్గర చూపించండి.
- కన్సల్టేషన్ ఫీజునూ ఫార్మసీ బిల్లునూ ఒకే UPI చెల్లింపుతో వసూలు చేయండి.
- రిసెప్షన్ లాగిన్ నుంచి చెల్లించిన బిల్లును సవరించి, దాన్ని ఎవరు ఆమోదించాలో చూపించండి.
- రోజును ముగించి, డే షీట్‌ను చూపించండి.
- సందర్శన తర్వాత రోగికి తన ఫోన్‌లో ఏం కనిపిస్తుందో చూపించండి.
ఇందులో 92health పాత్ర ఏమిటి
92health అనేది భారతదేశంలో క్లినిక్‌లు, ఆసుపత్రులు, ఫార్మసీలు, ల్యాబ్‌లు, ఆప్టికల్ షాపులు వాడుతున్న ఒక EMR, క్లినిక్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్. ఒక సాధారణ వైద్య క్లినిక్కు పైన చెప్పిన అంశాలన్నీ ఇందులో ఉన్నాయి:
- అపాయింట్‌మెంట్ లేకుండా వచ్చేవారూ బుక్ చేసుకున్నవారూ కలిసి ఉండే టోకెన్ క్యూ, కొత్త, రివ్యూ, రీవిజిట్‌గా వర్గీకరించిన సందర్శనలు, QR సెల్ఫ్ చెక్-ఇన్;
- నర్సు నమోదు చేసిన వైటల్స్, చరిత్ర డాక్టర్ స్క్రీన్ పైభాగంలో;
- రికార్డ్ చేసిన కన్సల్టేషన్ నుంచి ఇంగ్లీష్, హిందీ లేదా తమిళంలో తయారయ్యే SOAP నోట్ ముసాయిదాలు, ICD-10 రోగనిర్ధారణలతో;
- ఫార్మసీ కౌంటర్‌కు పంపే ప్రిస్క్రిప్షన్లు, ల్యాబ్ ఆర్డర్లు, రిఫరల్ లేఖలు, మెడికల్ సర్టిఫికెట్లు;
- కన్సల్టేషన్, ఫార్మసీ, ప్రొసీజర్ బిల్లులకు ఒకే కౌంటర్, నగదు, UPI లేదా పేమెంట్ లింక్ ద్వారా, చెల్లించిన బిల్లులలో మార్పులను ఆమోదం కోసం నిలిపి ఉంచడం, రోజు ముగింపుతో సహా;
- ABHA నంబర్లతో అనుసంధానించి, FHIR R4లో ఉంచే రికార్డులు.
ఇది బ్రౌజర్‌లో నడుస్తుంది, కాబట్టి కోయంబత్తూరు, మదురై, విజయవాడ లేదా తిరుపతిలోని క్లినిక్ కూడా చెన్నైలోని క్లినిక్ వాడే సిస్టమ్‌నే వాడుతుంది. దీన్ని మీ సొంత కేసులపై చూడాలనుకుంటే, డెమో బుక్ చేసుకోండి. పైన ఉన్న ప్రశ్నలను వెంట తీసుకురండి.
తరచూ అడిగే ప్రశ్నలు
- క్లినిక్ మేనేజ్మెంట్ సాఫ్ట్వేర్ అంటే ఏమిటి?
- క్లినిక్ రోజువారీ పనిని నడిపే సాఫ్ట్వేర్: ఫ్రంట్ డెస్క్ దగ్గర రిజిస్ట్రేషన్, క్యూ; డాక్టర్ నోట్స్, ప్రిస్క్రిప్షన్లు; బిల్లింగ్, వసూళ్లు; ఏళ్ల తరబడి పోగయ్యే రికార్డులు. భారతదేశంలో ఇది సాధారణంగా క్లినిక్ ఫార్మసీ, ల్యాబ్ ఆర్డర్లు, ఆ రోజు నగదు, UPI, కార్డు వసూళ్లను కూడా నిర్వహిస్తుంది.
- క్లినిక్ మేనేజ్మెంట్ సాఫ్ట్వేర్కూ EMRకూ తేడా ఏమిటి?
- EMR అనేది వైద్య రికార్డు: నోట్స్, రోగనిర్ధారణలు, ప్రిస్క్రిప్షన్లు, పరీక్ష ఫలితాలు. క్లినిక్ మేనేజ్మెంట్ సాఫ్ట్వేర్ దాని చుట్టూ ఫ్రంట్ డెస్క్, అపాయింట్మెంట్లు, బిల్లింగ్, రిపోర్టులను జోడిస్తుంది. చాలా భారతీయ క్లినిక్లకు ఈ రెండూ ఒకే సిస్టమ్లో కావాలి, ఎందుకంటే ఒక సందర్శనలో రిజిస్ట్రేషన్, డాక్టర్ పరీక్ష, ప్రిస్క్రిప్షన్, బిల్లు అన్నీ ఒకే గంటలో జరుగుతాయి.
- చిన్న క్లినిక్కు క్లినిక్ మేనేజ్మెంట్ సాఫ్ట్వేర్ అవసరమా?
- ఒకే డాక్టర్, ఒక కాగితపు రిజిస్టర్ ఉన్న క్లినిక్ అది లేకుండానే నడవగలదు. నిర్వహించాల్సిన క్యూ, స్టాక్ ఉంచాల్సిన ఫార్మసీ, వెంటాడాల్సిన ఫాలో-అప్లు ఉన్నచోట, లేదా డబ్బును ఒకరి కంటే ఎక్కువ మంది నిర్వహించే చోట సాఫ్ట్వేర్ అవసరం ఎక్కువగా ఉంటుంది.
- క్లినిక్ సాఫ్ట్వేర్ తమిళం, తెలుగు లేదా హిందీలో పనిచేయగలదా?
- ఏయే స్క్రీన్లు అనువదించబడ్డాయో, ఏయే ముద్రిత పత్రాలు అనువదించబడ్డాయో ప్రతి విక్రేతనూ అడగండి. 92healthలో యాప్లోని చాలా భాగాన్ని తమిళం, తెలుగు లేదా హిందీకి మార్చవచ్చు, ప్రిస్క్రిప్షన్ దాని శీర్షికలనూ సమయాలనూ ఇంగ్లీష్ పక్కనే తమిళం లేదా హిందీలో ముద్రించగలదు.
- క్లినిక్ను కొత్త సాఫ్ట్వేర్కు మార్చడానికి ఎంత సమయం పడుతుంది?
- ఒక్క క్లినిక్కు సాధారణంగా ఒక వారంలోపు: విభాగాలు, డాక్టర్లు, ఫీజులు, స్టాక్ సెటప్ చేస్తారు, రోగుల రిజిస్టర్, స్టాక్ను స్ప్రెడ్షీట్ల నుంచి దిగుమతి చేస్తారు, ఫ్రంట్ డెస్క్, నర్సులు, డాక్టర్లకు ఒక్కొక్కరికి కొన్ని గంటల్లో శిక్షణ ఇస్తారు.
This article is general information for clinics, hospitals, pharmacies and optical shops in India, as of the date it was published or updated. It is not legal, tax or accounting advice. Due dates, rates and rules change by notification and some differ between states; confirm anything that matters with your chartered accountant or legal adviser.