भारत में छोटे अस्पतालों और नर्सिंग होम के लिए हॉस्पिटल मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर

भारत में भर्ती मरीज़ों की ज़्यादातर देखभाल 20 से 100 बेड वाले अस्पतालों में होती है: किसी सर्जन और एनेस्थेटिस्ट के चलाए नर्सिंग होम, आंख, हड्डी (orthopaedics) या प्रसूति (maternity) के एक-स्पेशियलिटी वाले अस्पताल, और ज़िला शहरों के मल्टी-स्पेशियलिटी अस्पताल। इन अस्पतालों में शायद ही कोई IT विभाग होता है। इन्हें ऐसा हॉस्पिटल मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर चाहिए जिसे फ़्रंट डेस्क, नर्सें और बिलिंग क्लर्क खुद चला सकें, और जिसे मालिक दिन के अंत में पढ़ सके।

यह गाइड बताती है कि इस आकार के अस्पताल में हॉस्पिटल मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर (HMS, जिसे HIS या HMIS भी कहते हैं) को क्या-क्या संभालना चाहिए, और आख़िर में वे सवाल हैं जो किसी भी डेमो में पूछने चाहिए।

1. OPD से IPD तक मरीज़ का एक ही रिकॉर्ड

बाहरी मरीज़ों का विभाग (OPD) वह जगह है जहां ज़्यादातर मरीज़ पहली बार आते हैं, और उनमें से कुछ उसी दिन भर्ती किए जाते हैं। अगर OPD और वार्ड अलग-अलग सिस्टम पर चलते हैं, तो भर्ती की शुरुआत इतिहास, एलर्जी और जांचें दोबारा टाइप करने से होती है। सबसे पहले यह जांचें कि भर्ती किए गए OPD के मरीज़ का एक ही चार्ट और एक ही नंबर बना रहे।

2. भर्ती और बेड

• वार्डों के ऐसे व्यू से बेड में भर्ती, जिसमें खाली बेड दिखें।
• भर्ती के समय जारी भर्ती नंबर और MRN, कलाई के बैंड (wristband) और फ़ाइल पर।
• वार्डों के बीच ट्रांसफ़र, और ठहराव की हर स्थिति भर्ती के रिकॉर्ड पर दर्ज।
• भर्ती के साथ दर्ज सहमति (consent), इस जानकारी के साथ कि किसने और कब साइन किया।

3. नर्सिंग

नर्सिंग स्टेशन वह जगह है जहां गलतियां पकड़ी जाती हैं या छूट जाती हैं। ध्यान दें कि असामान्य मान चिह्नित करने वाले वाइटल्स (vitals) हों, दवा देने का रिकॉर्ड (medication administration record) हो, जिसमें हर खुराक के बारे में लिखा हो कि वह दी गई, रोकी गई या मरीज़ ने मना की, किसने और कब, इनटेक और आउटपुट (intake and output) हो, नर्सिंग नोट्स हों, और शिफ़्ट हैंडओवर हो जिसे आने वाली नर्स जाने वाली नर्स के निकलने से पहले पढ़ ले।

4. ऑपरेशन थिएटर

सर्जरी वाले अस्पताल के लिए थिएटर की सूची ही दिन की योजना है। सॉफ़्टवेयर को थिएटर ऐसे कैलेंडर पर रखने चाहिए जो दोहरी बुकिंग को मना कर दे, हर केस को WHO सर्जिकल सेफ़्टी चेकलिस्ट से गुज़ारना चाहिए, और ऑपरेशन से पहले, ऑपरेशन के दौरान, ऑपरेशन के बाद और एनेस्थीसिया के नोट्स केस पर रखने चाहिए। थिएटर, सर्जन, एनेस्थेटिस्ट और कंज़्यूमेबल्स (consumables) के चार्ज केस बंद होने पर बिल तक पहुंचने चाहिए।

5. इमरजेंसी और ICU

छोटा अस्पताल भी इमरजेंसी मरीज़ लेता है। ट्राइएज (triage), मरीज़ के इंतज़ार के दौरान दोबारा जांच, और हर विज़िट का एक नतीजा (डिस्चार्ज, भर्ती, ट्रांसफ़र, या डॉक्टर की सलाह के ख़िलाफ़ चले जाना) मरीज़ और अस्पताल दोनों की रक्षा करते हैं। ICU वाले अस्पताल को एक ऑब्ज़र्वेशन चार्ट, गंभीर मान चिह्नित करने वाले ब्लड गैस के नतीजे, ड्रिप और वेंटिलेटर की सेटिंग, और APACHE II या SOFA जैसे गंभीरता स्कोर चाहिए।

6. फ़ार्मेसी और लैब के चार्ज जो अपने-आप जुड़ें

भर्ती मरीज़ को दी गई दवाएं और की गई जांचें उसी समय भर्ती के बिल में जुड़नी चाहिए। जब इन्हें एक पर्ची पर लिखकर डिस्चार्ज के समय टाइप किया जाता है, तो कुछ हमेशा छूट जाती हैं, और अस्पताल का पैसा डूब जाता है।

7. बिलिंग, डिपॉज़िट और बीमा

बिल वह जगह है जहां मालिक सबसे पहले देखते हैं। इन बातों को जांचें:

• हर भर्ती पर एक चालू खाता (running ledger), लंबे ठहराव के दौरान अंतरिम बिल और डिस्चार्ज पर अंतिम बिल के साथ।
• अंतिम बिल में से घटाए जाने वाले डिपॉज़िट और एडवांस।
• कैशलेस बीमा: पॉलिसी, प्री-ऑथराइज़ेशन, बीमा कंपनी का फ़ैसला, अंतिम क्लेम और निपटारा, और मरीज़ के हिस्से (को-पे और वे चीज़ें जिनका भुगतान बीमा कंपनी नहीं करेगी) का अलग बिल।
• राज्य की योजनाओं के केस। कई ज़िला शहरों में भर्ती का बड़ा हिस्सा किसी सरकारी योजना के तहत आता है, जैसे तमिलनाडु में CMCHIS, आंध्र प्रदेश में NTR वैद्य सेवा, या PM-JAY। पूछें कि सॉफ़्टवेयर योजना, पैकेज और मरीज़ का हिस्सा कैसे दर्ज करता है।
• अंतिम बिल में बदलाव मंज़ूरी के लिए रुके हुए, और एक लॉग कि किसने क्या मंज़ूर किया।

8. डिस्चार्ज और मेडिकल रिकॉर्ड

डिस्चार्ज समरी ठहराव के दौरान दर्ज की गई जानकारी से बननी चाहिए, उस पर साइन तभी होना चाहिए जब ज़रूरी हिस्से भर दिए गए हों, और उसे दवाओं के साथ मरीज़ को ऐसी समय-सारिणी के रूप में दिया जाना चाहिए जिसका वह पालन कर सके। इसके बाद मेडिकल रिकॉर्ड विभाग फ़ाइल रखता है: ठहराव की ICD कोडिंग, उसे निकालने के अनुरोध, और उसे कितने समय तक रखा जाता है।

9. गुणवत्ता और NABH

NABH मान्यता की ओर बढ़ रहे अस्पतालों को घटनाओं की रिपोर्टिंग, मूल कारण विश्लेषण, और अंत तक पूरी की गई सुधार की कार्रवाइयां चाहिए, साथ ही संक्रमण नियंत्रण और दवा सुरक्षा के रजिस्टर, और यह दिखाने वाला व्यू कि कौन से मानक पूरे हुए हैं। जो सॉफ़्टवेयर इन्हें दिन के काम के हिस्से के रूप में दर्ज करता है, उसे बनाए रखना अलग गुणवत्ता फ़ाइल (quality binder) से आसान है।

10. मालिक के लिए रिपोर्ट

दिन के अंत में मालिक को कुछ संख्याओं की एक छोटी सूची चाहिए: भर्ती और डिस्चार्ज, बेड ऑक्यूपेंसी, भुगतान के तरीके के हिसाब से वसूली, बाकी बीमा क्लेम और वे कितने पुराने हैं, और फ़ार्मेसी ने क्या बेचा। ये उन्हीं रिकॉर्ड से आने चाहिए जिन पर स्टाफ़ काम करता है, किसी की भरी हुई स्प्रेडशीट से नहीं।

हॉस्पिटल सॉफ़्टवेयर के किसी भी डेमो में पूछे जाने वाले सवाल

1. OPD के एक मरीज़ को बेड में भर्ती करें और दिखाएं कि OPD का इतिहास चार्ट पर है।
2. नर्स द्वारा रोकी गई एक खुराक दर्ज करें और दिखाएं कि डॉक्टर इसे कहां देखते हैं।
3. एक ही थिएटर में एक ही समय पर दो केस बुक करें और देखें कि क्या होता है।
4. भर्ती मरीज़ को एक दवा दें और उसे दोबारा टाइप किए बिना बिल पर दिखाएं।
5. एक डिपॉज़िट लें, एक अंतरिम बिल बनाएं, और डिपॉज़िट घटाकर अंतिम बिल दिखाएं।
6. प्री-ऑथराइज़ेशन से निपटारे तक एक कैशलेस भर्ती चलाएं, जिसमें मरीज़ के हिस्से का बिल बने।
7. एक ज़रूरी फ़ील्ड खाली छोड़कर डिस्चार्ज समरी पर साइन करें और देखें कि क्या होता है।

92health कहां फ़िट होता है

92health अस्पताल के भर्ती मरीज़ों वाले हिस्से को उसी रिकॉर्ड पर चलाता है जिस पर उसकी OPD, फ़ार्मेसी और लैब चलती है:

• MRN और भर्ती नंबर के साथ बेड में भर्ती, ट्रांसफ़र, और सहमति;
• असामान्य वाइटल्स, दवा देने का रिकॉर्ड, इनटेक और आउटपुट, नोट्स और हैंडओवर वाला नर्सिंग स्टेशन;
• टकराव की जांच करने वाले कैलेंडर पर थिएटर, WHO चेकलिस्ट और ऑपरेशन व एनेस्थीसिया के नोट्स के साथ;
• ESI सुझाव वाला इमरजेंसी ट्राइएज जिसमें हर नतीजा दर्ज होता है, और ब्लड गैस, ड्रिप, वेंटिलेटर लॉग और APACHE II, SOFA और qSOFA स्कोर वाला ICU चार्ट;
• भर्ती पर जुड़ते फ़ार्मेसी और लैब के चार्ज, नकद, कार्ड, UPI या TPA से चुकाए जाने वाले अंतरिम और अंतिम बिल, और भर्ती से ही चलाए जाने वाले प्री-ऑथराइज़ेशन, क्लेम और निपटारा;
• डिस्चार्ज समरी, ICD कोडिंग और रखने की अवधि वाले मेडिकल रिकॉर्ड, और मूल कारण विश्लेषण व NABH चेकलिस्ट के साथ घटनाओं की रिपोर्टिंग।

अस्पताल OPD और फ़ार्मेसी से शुरू करके बाकी हिस्से तैयार होने पर चालू कर सकते हैं। अगर आप चेन्नई, कोयंबटूर, मदुरै, विशाखापत्तनम, विजयवाड़ा या भारत में कहीं और अस्पताल या नर्सिंग होम चलाते हैं, तो डेमो बुक करें और ऊपर दिए गए सवाल साथ लाएं।