ഇന്ത്യയിലെ ചെറിയ ആശുപത്രികൾക്കും നഴ്സിങ് ഹോമുകൾക്കുമുള്ള ഹോസ്പിറ്റൽ മാനേജ്മെന്റ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ

ഇന്ത്യയിലെ ഇൻപേഷ്യന്റ് ചികിത്സയുടെ ഭൂരിഭാഗവും നടക്കുന്നത് 20 മുതൽ 100 വരെ കിടക്കകളുള്ള ആശുപത്രികളിലാണ്: ഒരു സർജനും ഒരു അനസ്തെറ്റിസ്റ്റും നടത്തുന്ന നഴ്സിങ് ഹോമുകൾ, കണ്ണ്, അസ്ഥിരോഗം (orthopaedics), പ്രസവം എന്നിവയ്ക്കുള്ള ഒറ്റ സ്പെഷ്യാലിറ്റി ആശുപത്രികൾ, ജില്ലാ പട്ടണങ്ങളിലെ മൾട്ടി-സ്പെഷ്യാലിറ്റി ആശുപത്രികൾ. ഈ ആശുപത്രികൾക്ക് അപൂർവമായേ ഒരു IT വിഭാഗം ഉണ്ടാകാറുള്ളൂ. ഫ്രണ്ട് ഡെസ്കിനും നഴ്സുമാർക്കും ബില്ലിങ് ക്ലർക്കിനും സ്വയം പ്രവർത്തിപ്പിക്കാവുന്നതും, ദിവസാവസാനം ഉടമയ്ക്കു വായിക്കാവുന്നതുമായ ഹോസ്പിറ്റൽ മാനേജ്മെന്റ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറാണ് അവർക്കു വേണ്ടത്.

ആ വലിപ്പത്തിലുള്ള ഒരു ആശുപത്രിയിൽ ഹോസ്പിറ്റൽ മാനേജ്മെന്റ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ (HMS, HIS അല്ലെങ്കിൽ HMIS എന്നും അറിയപ്പെടുന്നു) എന്തെല്ലാം ഉൾക്കൊള്ളണമെന്ന് ഈ ഗൈഡ് വിശദീകരിക്കുന്നു; ഒടുവിൽ, ഏതു ഡെമോയിലും ചോദിക്കേണ്ട ചോദ്യങ്ങളുമുണ്ട്.

1. ഒരൊറ്റ രോഗി റെക്കോർഡ്, OPD മുതൽ IPD വരെ

മിക്ക രോഗികളും ആദ്യം എത്തുന്നത് ഔട്ട്‌പേഷ്യന്റ് വിഭാഗത്തിലാണ്, അവരിൽ ചിലർ അതേ ദിവസം അഡ്മിറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്നു. OPD-യും വാർഡുകളും വ്യത്യസ്ത സിസ്റ്റങ്ങളിലാണെങ്കിൽ, ചരിത്രം, അലർജികൾ, പരിശോധനാഫലങ്ങൾ എന്നിവ വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്തുകൊണ്ടാണ് അഡ്മിഷൻ തുടങ്ങുന്നത്. ആദ്യം പരിശോധിക്കേണ്ടത്, അഡ്മിറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്ന ഒരു OP രോഗിക്ക് ഒരൊറ്റ ചാർട്ടും ഒരൊറ്റ നമ്പറും തന്നെ നിലനിൽക്കുന്നുണ്ടോ എന്നാണ്.

2. അഡ്മിഷനും കിടക്കകളും

• വാർഡുകളുടെ ഒരു കാഴ്ചയിൽനിന്ന്, ഒഴിഞ്ഞ കിടക്കകൾ കാണിച്ചുകൊണ്ട്, ഒരു കിടക്കയിലേക്ക് അഡ്മിഷൻ.
• അഡ്മിഷൻ സമയത്തുതന്നെ നൽകുന്ന അഡ്മിഷൻ നമ്പറും MRN-ഉം, റിസ്റ്റ്ബാൻഡിലും ഫയലിലും.
• വാർഡുകൾക്കിടയിലുള്ള മാറ്റങ്ങൾ (transfers), ആശുപത്രിവാസത്തിന്റെ ഓരോ അവസ്ഥയും അഡ്മിഷനിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
• ആര് എപ്പോൾ ഒപ്പിട്ടു എന്നതു സഹിതം അഡ്മിഷനോടു ചേർത്ത് രേഖപ്പെടുത്തുന്ന സമ്മതപത്രം (consent).

3. നഴ്സിങ്

പിഴവുകൾ കണ്ടെത്തപ്പെടുകയോ ശ്രദ്ധിക്കപ്പെടാതെ പോകുകയോ ചെയ്യുന്നത് നഴ്സിങ് സ്റ്റേഷനിലാണ്. ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടവ: അസാധാരണ മൂല്യങ്ങൾ അടയാളപ്പെടുത്തുന്ന വൈറ്റൽസ് (vitals), മരുന്നു നൽകൽ രേഖ (medication administration record: ഓരോ ഡോസും നൽകിയോ, മാറ്റിവച്ചോ, രോഗി നിരസിച്ചോ എന്ന്, ആര് എപ്പോൾ എന്നതു സഹിതം), ഇൻടേക്കും ഔട്ട്‌പുട്ടും (intake and output), നഴ്സിങ് കുറിപ്പുകൾ, ഡ്യൂട്ടി കഴിഞ്ഞു പോകുന്ന നഴ്സ് പോകുന്നതിനു മുമ്പുതന്നെ പുതുതായി വരുന്ന നഴ്സ് വായിക്കുന്ന ഷിഫ്റ്റ് ഹാൻഡ്‌ഓവറുകൾ.

4. ഓപ്പറേഷൻ തിയേറ്റർ

ഒരു ശസ്ത്രക്രിയാ ആശുപത്രിക്ക് തിയേറ്റർ ലിസ്റ്റാണ് ദിവസത്തിന്റെ പദ്ധതി. സോഫ്റ്റ്‌വെയർ തിയേറ്ററുകളെ ഇരട്ട ബുക്കിങ് നിരസിക്കുന്ന ഒരു കലണ്ടറിൽ വയ്ക്കണം, ഓരോ കേസിനെയും WHO ശസ്ത്രക്രിയാ സുരക്ഷാ ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റിലൂടെ കൊണ്ടുപോകണം, ശസ്ത്രക്രിയയ്ക്കു മുമ്പും ശസ്ത്രക്രിയാ സമയത്തും ശേഷവുമുള്ള കുറിപ്പുകളും അനസ്തേഷ്യ കുറിപ്പുകളും കേസിൽത്തന്നെ സൂക്ഷിക്കണം. കേസ് അവസാനിക്കുമ്പോൾ തിയേറ്റർ, സർജൻ, അനസ്തെറ്റിസ്റ്റ്, കൺസ്യൂമബിളുകൾ എന്നിവയുടെ ചാർജുകൾ ബില്ലിലെത്തണം.

5. എമർജൻസിയും ICU-വും

ഒരു ചെറിയ ആശുപത്രി പോലും എമർജൻസി കേസുകൾ സ്വീകരിക്കുന്നു. ട്രയാജ് (triage), രോഗി കാത്തിരിക്കുമ്പോഴുള്ള പുനർവിലയിരുത്തൽ, ഓരോ സന്ദർശനത്തിനും ഒരു ഫലം (ഡിസ്ചാർജ് ചെയ്തു, അഡ്മിറ്റ് ചെയ്തു, മറ്റൊരിടത്തേക്കു മാറ്റി, അല്ലെങ്കിൽ വൈദ്യോപദേശത്തിനു വിരുദ്ധമായി പോയി) എന്നിവ രോഗിയെയും ആശുപത്രിയെയും സംരക്ഷിക്കുന്നു. ICU ഉള്ള ഒരു ആശുപത്രിക്ക് ഒരു നിരീക്ഷണ ചാർട്ട്, ഗുരുതര മൂല്യങ്ങൾ അടയാളപ്പെടുത്തുന്ന ബ്ലഡ് ഗ്യാസ് ഫലങ്ങൾ, ഡ്രിപ്പുകളും വെന്റിലേറ്റർ ക്രമീകരണങ്ങളും, APACHE II അല്ലെങ്കിൽ SOFA പോലുള്ള തീവ്രതാ സ്കോറുകൾ എന്നിവ വേണം.

6. സ്വയം ബില്ലിലെത്തുന്ന ഫാർമസി, ലാബ് ചാർജുകൾ

അഡ്മിറ്റ് ചെയ്ത ഒരു രോഗിക്കു നൽകുന്ന മരുന്നുകളും ചെയ്യുന്ന പരിശോധനകളും നടക്കുന്ന മുറയ്ക്കുതന്നെ അഡ്മിഷന്റെ ബില്ലിലേക്ക് എത്തണം. അവ ഒരു സ്ലിപ്പിൽ എഴുതി ഡിസ്ചാർജ് സമയത്ത് ടൈപ്പ് ചെയ്യുമ്പോൾ, ചിലത് എപ്പോഴും വിട്ടുപോകും, ആശുപത്രിക്കു പണം നഷ്ടമാകും.

7. ബില്ലിങ്, ഡെപ്പോസിറ്റുകൾ, ഇൻഷുറൻസ്

ഉടമ ആദ്യം നോക്കുന്നത് ബില്ലിലേക്കാണ്. ഇവ പരിശോധിക്കുക:

• ഓരോ അഡ്മിഷനിലും ഒരു റണ്ണിങ് ലെഡ്ജർ (running ledger), നീണ്ട ആശുപത്രിവാസത്തിനിടെ ഇടക്കാല ബില്ലുകളും (interim bills) ഡിസ്ചാർജ് സമയത്ത് ഒരു അന്തിമ ബില്ലും.
• അന്തിമ ബില്ലിൽനിന്നു കുറയ്ക്കുന്ന ഡെപ്പോസിറ്റുകളും അഡ്വാൻസുകളും.
• ക്യാഷ്‌ലെസ് ഇൻഷുറൻസ്: പോളിസി, മുൻകൂർ അനുമതി, ഇൻഷുററുടെ തീരുമാനം, അന്തിമ ക്ലെയിം, സെറ്റിൽമെന്റ്; രോഗിയുടെ വിഹിതം (കോ-പേയും ഇൻഷുറർ നൽകാത്ത ഇനങ്ങളും) പ്രത്യേകം ബിൽ ചെയ്യുന്നു.
• സംസ്ഥാന പദ്ധതി കേസുകൾ. പല ജില്ലാ പട്ടണങ്ങളിലും അഡ്മിഷനുകളുടെ വലിയൊരു പങ്ക് തമിഴ്നാട്ടിലെ CMCHIS, ആന്ധ്രാപ്രദേശിലെ NTR വൈദ്യ സേവ, അല്ലെങ്കിൽ PM-JAY പോലുള്ള ഒരു സർക്കാർ പദ്ധതിക്കു കീഴിലാണ്. പദ്ധതി, പാക്കേജ്, രോഗിയുടെ വിഹിതം എന്നിവ സോഫ്റ്റ്‌വെയർ എങ്ങനെ രേഖപ്പെടുത്തുന്നുവെന്നു ചോദിക്കുക.
• ആര് എന്ത് അംഗീകരിച്ചു എന്നതിന്റെ ലോഗ് സഹിതം, അന്തിമ ബില്ലിലെ മാറ്റങ്ങൾ അംഗീകാരത്തിനായി തടഞ്ഞുവയ്ക്കൽ.

8. ഡിസ്ചാർജും മെഡിക്കൽ റെക്കോർഡുകളും

ഡിസ്ചാർജ് സമ്മറി ആശുപത്രിവാസത്തിനിടെ രേഖപ്പെടുത്തിയവയിൽനിന്നു തയ്യാറാക്കണം, ആവശ്യമായ ഭാഗങ്ങൾ പൂരിപ്പിച്ചാൽ മാത്രം ഒപ്പിടാൻ കഴിയണം, രോഗിക്കു പിന്തുടരാവുന്ന ഒരു സമയക്രമമായി മരുന്നുകൾ സഹിതം രോഗിക്കു കൈമാറണം. അതിനു ശേഷം മെഡിക്കൽ റെക്കോർഡ്സ് വിഭാഗം ഫയൽ സൂക്ഷിക്കുന്നു: ആശുപത്രിവാസത്തിന്റെ ICD കോഡിങ്, അതു തിരികെയെടുക്കാനുള്ള അപേക്ഷകൾ, അത് എത്ര കാലം സൂക്ഷിക്കുന്നു എന്നത്.

9. ഗുണനിലവാരവും NABH-ഉം

NABH അക്രഡിറ്റേഷനു വേണ്ടി പ്രവർത്തിക്കുന്ന ആശുപത്രികൾക്ക് സംഭവ റിപ്പോർട്ടിങ്, മൂലകാരണ വിശകലനം, അവസാനം വരെ പിന്തുടരുന്ന തിരുത്തൽ നടപടികൾ, അണുബാധാ നിയന്ത്രണ, മരുന്നു സുരക്ഷാ രജിസ്റ്ററുകൾ, ഏതൊക്കെ മാനദണ്ഡങ്ങൾ പാലിച്ചു എന്നതിന്റെ ഒരു കാഴ്ച എന്നിവ വേണം. ദിവസത്തെ ജോലിയുടെ ഭാഗമായിത്തന്നെ ഇവ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന സോഫ്റ്റ്‌വെയർ, പ്രത്യേകമായി സൂക്ഷിക്കുന്ന ഒരു ക്വാളിറ്റി ഫയലിനേക്കാൾ (quality binder) കാലികമായി നിലനിർത്താൻ എളുപ്പമാണ്.

10. ഉടമയ്ക്കുള്ള റിപ്പോർട്ടുകൾ

ദിവസാവസാനം ഉടമയ്ക്കു വേണ്ടത് ഏതാനും സംഖ്യകളുടെ ഒരു ചെറിയ പട്ടികയാണ്: അഡ്മിഷനുകളും ഡിസ്ചാർജുകളും, കിടക്കകളുടെ ഉപയോഗനിരക്ക് (bed occupancy), പേയ്‌മെന്റ് രീതി തിരിച്ചുള്ള പണം ഈടാക്കൽ, ബാക്കിയുള്ള ഇൻഷുറൻസ് ക്ലെയിമുകളും അവയുടെ പഴക്കവും, ഫാർമസി എന്തു വിറ്റു എന്നത്. ആരെങ്കിലും പൂരിപ്പിക്കുന്ന ഒരു സ്പ്രെഡ്‌ഷീറ്റിൽനിന്നല്ല, ജീവനക്കാർ ജോലി ചെയ്യുന്ന അതേ റെക്കോർഡുകളിൽനിന്നു തന്നെ ഇവ വരണം.

ഏതു ഹോസ്പിറ്റൽ സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഡെമോയിലും ചോദിക്കേണ്ട ചോദ്യങ്ങൾ

1. ഒരു OP രോഗിയെ ഒരു കിടക്കയിലേക്ക് അഡ്മിറ്റ് ചെയ്ത്, OP ചരിത്രം ചാർട്ടിലുണ്ടെന്നു കാണിക്കുക.
2. ഒരു നഴ്സ് മാറ്റിവച്ച ഒരു ഡോസ് രേഖപ്പെടുത്തി, ഡോക്ടർ അത് എവിടെ കാണുന്നുവെന്നു കാണിക്കുക.
3. ഒരേ തിയേറ്ററിൽ ഒരേ സമയത്തേക്ക് രണ്ടു കേസുകൾ ബുക്ക് ചെയ്ത് എന്തു സംഭവിക്കുന്നുവെന്നു നോക്കുക.
4. അഡ്മിറ്റ് ചെയ്ത ഒരു രോഗിക്ക് ഒരു മരുന്നു നൽകി, വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യാതെ അതു ബില്ലിൽ കാണിക്കുക.
5. ഒരു ഡെപ്പോസിറ്റ് സ്വീകരിച്ച്, ഒരു ഇടക്കാല ബിൽ തയ്യാറാക്കി, ഡെപ്പോസിറ്റ് കുറച്ച അന്തിമ ബിൽ കാണിക്കുക.
6. മുൻകൂർ അനുമതി മുതൽ സെറ്റിൽമെന്റ് വരെ ഒരു ക്യാഷ്‌ലെസ് അഡ്മിഷൻ നടത്തിക്കാണിക്കുക, രോഗിയുടെ വിഹിതം ബിൽ ചെയ്തുകൊണ്ട്.
7. ആവശ്യമായ ഒരു ഫീൽഡ് ശൂന്യമാക്കി ഒരു ഡിസ്ചാർജ് സമ്മറിയിൽ ഒപ്പിട്ട് എന്തു സംഭവിക്കുന്നുവെന്നു നോക്കുക.

ഇതിൽ 92health-ന്റെ സ്ഥാനം

92health ഒരു ആശുപത്രിയുടെ ഇൻപേഷ്യന്റ് ഭാഗം അതിന്റെ OPD, ഫാർമസി, ലാബ് എന്നിവയുടെ അതേ റെക്കോർഡിൽ നടത്തുന്നു:

• MRN-ഉം അഡ്മിഷൻ നമ്പറും സഹിതം ഒരു കിടക്കയിലേക്കുള്ള അഡ്മിഷൻ, മാറ്റങ്ങൾ, സമ്മതപത്രം;
• അസാധാരണ വൈറ്റൽസ്, മരുന്നു നൽകൽ രേഖ, ഇൻടേക്കും ഔട്ട്‌പുട്ടും, കുറിപ്പുകൾ, ഹാൻഡ്‌ഓവറുകൾ എന്നിവയുള്ള ഒരു നഴ്സിങ് സ്റ്റേഷൻ;
• ബുക്കിങ്ങുകൾ കൂട്ടിമുട്ടുന്നുണ്ടോ എന്നു പരിശോധിക്കുന്ന ഒരു കലണ്ടറിലുള്ള തിയേറ്ററുകൾ, WHO ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റും ശസ്ത്രക്രിയാ, അനസ്തേഷ്യ കുറിപ്പുകളും സഹിതം;
• ESI നിർദേശത്തോടെയുള്ള എമർജൻസി ട്രയാജ്, ഓരോ ഫലവും രേഖപ്പെടുത്തുന്നു; ബ്ലഡ് ഗ്യാസുകൾ, ഡ്രിപ്പുകൾ, വെന്റിലേറ്റർ ലോഗ്, APACHE II, SOFA, qSOFA സ്കോറുകൾ എന്നിവയുള്ള ഒരു ICU ചാർട്ട്;
• ഫാർമസിയിൽനിന്നും ലാബിൽനിന്നുമുള്ള ചാർജുകൾ അഡ്മിഷനിലേക്ക് എത്തുന്നു; പണമായോ കാർഡ് വഴിയോ UPI വഴിയോ ഒരു TPA വഴിയോ അടയ്ക്കുന്ന ഇടക്കാല, അന്തിമ ബില്ലുകൾ; മുൻകൂർ അനുമതിയും ക്ലെയിമുകളും സെറ്റിൽമെന്റും അഡ്മിഷനിൽനിന്നുതന്നെ നടത്തുന്നു;
• ഡിസ്ചാർജ് സമ്മറി, ICD കോഡിങ്ങും സൂക്ഷിക്കൽ കാലാവധിയുമുള്ള മെഡിക്കൽ റെക്കോർഡുകൾ, മൂലകാരണ വിശകലനവും NABH ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റുമുള്ള സംഭവ റിപ്പോർട്ടിങ്.

ആശുപത്രികൾക്ക് OPD-യും ഫാർമസിയും കൊണ്ടു തുടങ്ങി, തയ്യാറാകുന്ന മുറയ്ക്ക് ബാക്കിയുള്ളവ ഓണാക്കാം. ചെന്നൈ, കോയമ്പത്തൂർ, മധുര, വിശാഖപട്ടണം, വിജയവാഡ എന്നിവിടങ്ങളിലോ ഇന്ത്യയിലെ മറ്റെവിടെയെങ്കിലുമോ നിങ്ങൾ ഒരു ആശുപത്രിയോ നഴ്സിങ് ഹോമോ നടത്തുന്നുവെങ്കിൽ, ഡെമോ ബുക്ക് ചെയ്യൂ, മുകളിലെ ചോദ്യങ്ങൾ കൂടെ കൊണ്ടുവരൂ.